Assistant(e) de direction – Responsable du secrétariat de la secrétaire générale (F/H)

-        la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ;  

-        la réception des appels téléphoniques ;

-        l’organisation et la préparation logistique des réunions (gestion des réservations de salles avec l’outil Gestroom ou en lien avec le service concerné, installation de la salle, bon accueil des participants, etc.) ;

-        l’élaboration de la correspondance courante et travaux dactylographiques ;

-        le classement des dossiers et les recherches documentaires ;

-        l’annonce et l’accueil des visiteurs ;

-        la constitution des dossiers, sous la coordination du directeur de cabinet et de la chefferie de cabinet ;

-        l’animation du réseau des secrétariats des services du secrétariat général ;

-        le traitement des courriers et le suivi des parapheurs à l’aide du logiciel Messager.

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet et de son adjointe, le/la responsable du secrétariat assure l’animation et le pilotage quotidiens de l’équipe composée de 3 assistantes (répartition des missions, organisation quotidienne du service de l’ouverture jusqu’à la fermeture, planification des congés, répartition entre les sites).

Poste de secrétaire administratif relevant du groupe RIFSEEP 1. Poste alternant entre les sites du Millénaire et de Vendôme, selon les agendas de la direction.