Assistante de Direction à dominante juridique h/f - LA FARLEDE

Assistance du Chef de Pôle Assemblée Affaires Générales et Vie Locale , Culture dans la gestion des affaires générales notamment dans la préparation du Conseil Municipal et appui au service commande publique

* Assistance dans la gestion des affaires générales ;
Préparation du Conseil municipal,
o Avant la séance : mise en forme, préparation des convocations et ordre du jour
o Mise en place matérielle de la séance
o Après le conseil : formalités de publicité et de notification
o Commissions : élaboration et diffusion des compte-rendu
o Diffusion aux services de veilles juridique
o Etablissement des registres et mise à jour de l'archivage, gestion et tenue des régies municipales

* Appui juridique et Administratif de la Commande publique : soutien au responsable d'unité.
- Suivi des procédures,
- contribution au respect du guide interne et de la computation des seuils liés à la nomenclature interne
- décision,
- délibération,
- Organisation, secrétariat et suivi des commissions
- Courrier aux candidats non retenus

* Instruction et gestion administrative des dossiers de subventions des projets communaux, accompagnement administratif des pilotes de projets dans l'élaboration du dossier
- rédaction et suivi du dossier,
- recensement des pièces justificatives et obtention auprès des différents services
- respect des délais et du formalisme exigé par les appels à projets via notamment des tableaux de bords et des échéanciers partagés,
- information des services concernés et du service des Finances à la notification de la subvention,
- dépôt des demandes de solde et des attendus (bilan, compte-rendu, pièces justificatives diverses) imposés par les financeurs, dans le respect des délais et des exigences des organismes subventionneurs,
- information de la notification du solde de la subvention aux services opérationnels et au service des Finances avec préparation des actes juridiques nécessaires (délibérations, décisions) et engagement de recettes.

* Classement et archivage des dossiers
En tant que de besoin et sur instruction du Directeur de Pôle Assemblée Affaires Générales Vie Locale Culture ou du Directeur Général des Services, instruction administrative et suivi de divers dossiers :
- Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Rédiger et envoyer les courriers
- Formaliser des documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Classer et archiver les dossiers