Assistant(e) de direction-Assemblées-Elections-Communications - MAIRIE ST XANDRE
Référence : O017261020000209
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Xandre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION GENERALE
Assurer le Secrétariat de direction : secrétariat de la Maire et du DGS, secrétariat de l’assemblée, tenue des registres… et organiser les élections
ACTIVITES
Préparation et suivi du Conseil municipal
• Rédige des rapports pour le Conseil municipal
• Etablit l’ordre du jour et coordonne les services pour la rédaction des rapports
• Rédige la convocation et constitue le dossier du conseil municipal, les envoie aux élus, s’assure du quorum
• Rédige les procès-verbaux et les extraits de délibérations à transmettre au Contrôle de Légalité, puis les diffuse auprès des services ou des partenaires extérieurs
• Procède aux affichages réglementaires
• Supervise l’installation matérielle de la salle vue du Conseil municipal
• Assiste aux séances du Conseil municipal
• Rédige les délibérations
Tenue des registres
• Tient à jour le registre du Conseil municipal
• Tient à jour le registre des Arrêtés du Maire
• Tient à jour le registre de la Commission de Sécurité des ERP
Secrétariat de direction
• Rédige des courriers pour le Maire et pour les Adjoints selon leurs consignes
• Rédige des courriers pour le Directeur Général des Services
Courrier
o Ouvre et enregistre le courrier reçu quotidiennement et le remet au DGS
o Supervise l’enregistrement du courrier envoyé
o Gestion du courrier (relations La Poste, suivi de l’affranchissement, procédures …)
Elections :
• Effectue la mise jour des listes électorales
• Organise les scrutins dans le respect de la législation en vigueur
• Participe aux opérations de désignation des jurés d’assise
• Assure le secrétariat de la Commission de Contrôle des Listes Electorales
Protocole et cérémonies patriotiques
• Prépare les réceptions officielles (au nom du maire ou de la municipalité) qui se tiennent en Mairie, dont les Vœux au personnel
• Prépare les cérémonies patriotiques en relation avec le Maire-Adjoint délégué
Communication
• Suivi du plan de communication
• Respect des délais
• Conception de documents de communication
Profil recherché
COMPETENCES
Connaissance du fonctionnement et de l’environnement de la collectivité.
Maitrise du fonctionnement des assemblées, connaissance de la législation et de la règlementation,
Compétences en communication confirmée
Maîtrise des outils informatique et bureautique et maîtrise des règles de rédaction administrative ainsi que des outils de communication.
Rigueur, efficacité
Savoir travailler en transversalité
Avoir le sens des relations humaines
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Sens du service public
AUTRES CARACTERISTIQUES DU POSTE
Relations En interne Maire, les élus, DGS et les autres services de la collectivité.
En externe échanges avec les acteurs de partenaires institutionnels CDA Préfecture, La Poste, autres communes…
Horaires fixes mais adaptabilité en fonction des obligations liées à la fonction et des pics d’activités (conseils municipaux, élections.)
Gestion simultanée de différents dossiers
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CV+lettre de motivation requis
Pour les candidats fonctionnaires joindre le dernier arrêté de situation ainsi que le dernier bulletin de salaire. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
