ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU DIRECTEUR GÉNÉRAL F/H - MAIRIE DE VILLENEUVE-D'ASCQ
Référence : O059260709001198
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Villeneuve-d'Ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Missions permanentes :
Organisation des agendas de la direction générale :
Organiser, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités du directeur et en assurer le suivi
Planifier les ressources, Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission
Traitement et diffusion de l'information - secrétariat :
Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Rappeler les informations importantes
Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, documents, matériel, visioconférence.)
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi, tableaux de bord
Rédiger et mettre en forme tout document administratif selon les règles propres à chaque type d'écrit (note, lettre, courriel...)
Transmettre toute information et documents en respectant les règles, processus et délais
Prendre des notes et réaliser des comptes rendus
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique :
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné
Adapter son discours selon l'interlocuteur
Autres missions possibles à terme :
Pour les directions en lien direct avec le directeur général des services, l'assistant(e) de direction est également :
Correspondant RH : enregistrement et transmission des arrêts maladie, autorisations d'absences et des documents RH
Correspondant comptable : réalisation, enregistrement et suivi des bons de commandes
Jours travaillés et horaires spécifiques :
Contraintes : Travail du lundi au vendredi avec parfois horaires en début de soirée (selon les réunions ou les besoins)
Profil recherché
Profil de personnalité souhaité :
Diplôme en secrétariat de direction ou équivalent -expérience requise
SAVOIR-ETRE:
Discrétion professionnelle, confidentialité
Autonomie, méthode/rigueur
Capacité à faire preuve de responsabilité, aisance relationnelle
Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais
Capacité de travail en équipe, communiquer,
Travail dans le cadre de la continuité de service et en étroite collaboration avec le second assistant de direction
SAVOIRS:
Organigramme et fonctionnement de la collectivité
Maîtrise des techniques et outils de planification
Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat
Maîtrise des techniques d'archivage et classement
SAVOIR-FAIRE:
Maîtrise du pack office (word , excel, powerpoint, outlook)
Fonctionnement internet intranet
Préparer des dossiers pour les instances
Collecter, traiter et diffuser l'information
Expression orale et écrite parfaite
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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recrutement@villeneuvedascq.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 17/08/2026
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Assistante / Assistant de direction
