ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTIONNAIRE DE DONNÉES ENCADRANT(E)
Référence : 2026-2222653
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Maurice Despinoy
CENTRE HOSPITALIER MAURICE DESPINOY - Localisation : Hôpital Mangot-Vulcin - LE LAMENTIN
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L’Assistant(e) de Direction / Gestionnaire de données Encadrant(e) organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.
Il/Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions), assure l’ensemble des tâches administratives et comptables en lien avec son domaine, traite les données liées à la gestion RH de son équipe et contrôle la cohérence et la qualité des données.
MISSIONS PRINCIPALES
Au titre de la gestion de données
· Acquisition, traitement et archivage des données dans son domaine d'activité
· Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité (NON REQUIS)
· Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité
· Contrôle des données / documents relatifs à son domaine (NON REQUIS)
· Programmation des outils d'automatisation (NON REQUIS)
· Recensement et analyse des besoins des utilisateurs, spécifiques à son domaine
· Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
· Prise de rendez-vous / gestion des agendas
· Analyse du contexte et priorisation des actes d’assistance administrative
· Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes
· Gestion de données spécifiques
· Encadrement de personnel
Au titre de la gestion administrative
· Accueil physique et téléphonique des personnels et interlocuteurs extérieurs dans le respect des protocoles et procédures établis
· Secrétariat de la Direction (Organisation, tenue d’agenda, gestion logistique de ses déplacements professionnels et réunions du Directeur) ;
· Élaboration du planning de rendez-vous et du calendrier des réunions de travail ;
· Rédaction des procès-verbaux de réunion, et des instances (Directoire, Conseil de surveillance), courriers, notes, rapports, relevés de conclusion ;
· Traitement, classement et archivage de documents ;
· Suivi de projets et d’activités de la direction ;
· Organisation du traitement et de la circulation de l'information au sein du service (courriers, documents, communications téléphoniques, messages électroniques)
· Rédaction des procédures relevant de son domaine ;
· Recueil et mise en forme des données ;
· Élaboration et suivi des tableaux de bord internes en lien avec le Directeur ;
· Interface avec les personnes ressources du pôle Management et les Directions fonctionnelles ;
· Participation à l’évaluation des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés par le Directeur ;
Profil recherché
QUALITES ATTENDUES
(Aptitudes, qualités et comportement professionnel)
* Sens des responsabilités et conscience de son positionnement professionnel,
* Comportement professionnel : non jugement, intégrité, ouverture d’esprit, respect, honnêteté, loyauté,
* Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience,
* Capacité à contenir ses émotions et à gérer celles des autres,
* Curiosité intellectuelle,
* Dynamisme et sens du travail en équipe,
* Réactivité, aptitude à prendre des décisions et aptitude à en rendre compte,
* Prise d’initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques,
* Respect de l’autorité, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel,
* Organisation, méthode et rigueur,
* Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face,
* Représentation et valorisation de l’image institutionnelle au travers de son comportement, de son
attitude et de sa tenue.
QUALITES SPECIFIQUES POUR LE POSTE
(Aptitudes, qualités et comportement professionnel)
· Qualités rédactionnelles
· Maitrise de l’outil informatique, utiliser les logiciels métiers (HEXTANT / CLEPSYDRE)
· Sens relationnel (accueil professionnel), gestion du stress.
· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
· Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire et une arborescence de l’espace partagé ;
· Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites ;
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs au domaine de compétence
· S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
· Travailler en équipe/en réseau
· Utiliser les outils bureautiques/TIC (technologie de l’information et de la communication)
· Faculté d’organisation, d’anticipation et d’appréciation de la charge de travail pour planification
⁃ Discrétion - Adaptabilité
⁃ Rigueur
⁃ Autonomie - Disponibilité, capacité d’écoute
⁃ Intégrité - Polyvalence
⁃ Sens de l’organisation - Capacité à travailler en équipe
⁃ Sens de l’initiative, réactivité - Diplomatie
⁃ Honnêteté - Loyauté
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le Centre Hospitalier Maurice DESPINOY (CHMD) est un établissement Public de Santé spécialisé dans la prise en charge de la maladie mentale. Il dispense des soins avec ou sans hébergement, de courte durée ou concernant des affections graves pendant leur phase aigüe de la psychiatrie, ou des soins de suite ou de réadaptation dans le cadre d’un traitement ou d’une surveillance médicale.
Le CHMD exerce aujourd’hui ses missions, à partir d’une soixantaine de sites d’hospitalisation complète et extrahospitaliers qui couvrent l’ensemble du département.
Le pôle social et médico-social a pris forme au sein du Centre Hospitalier Maurice DESPINOY avec la création successive de structures visant à accueillir les populations adultes présentant un handicap psychique mais dont l’état de santé ne requérait plus de soins actifs.
Ces établissements et services sociaux et médico-sociaux au titre de l’article L 312.1 du Code de l’Action Sociale et des familles ont pour finalité :
- La désinstitutionalisation et la lutte contre la dépendance induite par une longue hospitalisation dans le sanitaire,
- La recherche d’insertion en milieu ordinaire en se situant dans le champ de la réadaptation sociale par la mise en œuvre d’un projet personnalisé, projet de réhabilitation psycho sociale.
Descriptif du service
LA DIRECTION GÉNÉRALE
PÔLE MANAGEMENT
À propos de l'offre
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Prérequis réglementaires pour exercer le métier :
Qualifications requises
· BTS assistant de direction (niveau III) ou équivalent.
Connaissances requises
· Maitrise des techniques de communication orale et écrite
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
· Maîtrise des outils de bureautiques
· Communication / relations interpersonnelles
· Droit hospitalier
· Connaissances des acteurs institutionnels
· Organisation et fonctionnement interne de l’hôpital
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· Élaboration et suivi des tableaux de bord spécifiques de la Direction ;
· Participation à l’élaboration des outils de communication du pôle (notes d’information, journal interne, logigrammes diaporamas, autres publications et supports de communication) ;
· Gestion au quotidien des tâches administratives de la Direction :
· Enregistrement, traitement et archivage du courrier
· Gestion des convocations et planning de réunions, rédaction de comptes rendus et de notes
MISSIONS SPECIFIQUES
· Encadrement de proximité de la secrétaire et coordination du service
o Plan de développement des compétences,
o Évaluation annuelle de l’agent
o Gestion des congés, planning hebdomadaire
· Gestion des autorisations sanitaires en lien avec le directeur adjoint chargé des Affaires Générales
· Élaboration annuelle du rapport d’activité du service
· Gestion des plannings des personnels placés sous la direction du Directeur général
o Des Directeurs adjoint, du responsable qualité et du responsable du système d’information
o Des Cadres administratifs
o Des Contrôleurs de gestion
o Des gardes administratives des directeurs
· Participation à des jury de recrutement,
· Participation aux tâches collectives et aux actions menées au sein de la Direction (gestion en polyvalence)
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Vacant à partir du 26/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
