Assistant(e) de direction
Référence : 2026-2210351
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Départementale des Territoires de la Haute-Garonne (DDT 31)
- Localisation : 1 place Émile Blouin 31952 Toulouse Cedex 9
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales : Organisation et optimisation du travail de la direction, en lien avec la chefferie de Cabinet.
1. Pilotage stratégique de l'organisation et de la coordination
Optimiser le travail de la direction en alignant les processus sur les objectifs stratégiques de la DDT.
Garantir la fluidité des missions transverses (accueil téléphonique, gestion des commandes, etc.).
Animer et piloter la fonction secrétariat au sein de la DDT, en veillant à l'harmonisation des pratiques et à la montée en compétences des équipes au regard des objectifs de la direction (dématérialisation des processus).
2. Gestion et coordination des instances décisionnelles
Piloter la préparation des réunions stratégiques (comités de direction, groupes de travail) :
- Vérifier les dossiers de travail (notes de synthèse, présentations, documents techniques) en collaboration avec les directeurs et adjoints, et en assurer le respect des délais.
- Garantir la traçabilité et le suivi des décisions, en assurant leur archivage et leur diffusion aux parties prenantes.
- Coordonner les plannings des directeurs et adjoints, en priorisant les rendez-vous stratégiques et en assurant une logistique irréprochable (réservations, convocations, supports).
- Maintenir et actualiser le tableau de suivi des réunions et des décisions, présenté hebdomadairement en comité de direction.
3. Pilotage des flux d'information et de communication
Centraliser et prioriser la gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction :
Assurer le tri, l'orientation et le suivi des messages, en alertant la direction sur les sujets urgents ou sensibles.
Coordonner les réponses aux demandes courantes en lien avec les services concernés.
Assurer le suivi des commandes pour la préfecture et le corps préfectoral, au regard d'un processus rigoureux de traçabilité.
Optimiser les circuits de validation et de transmission des commandes en collaboration avec les chefs de service.
4. Coordination des ressources et des plannings
Assurer le suivi des congés et absences des chefs de service pour garantir la continuité du service public.
Organiser les déplacements des directeurs et adjoints.
Assurer une présence physique continue pour les missions courantes, en coordination avec l'autre assistant(e), et en garantissant la polyvalence et la réactivité des équipes.
5. Contribution à la stratégie transversale et à l'amélioration continue
Participer activement à l'organisation des événements institutionnels et aux groupes de travail internes sur le fonctionnement de la DDT.
Proposer des améliorations sur les processus administratifs et logistiques.
Représenter la direction dans les échanges avec les services internes et externes, en adoptant une posture professionnelle adaptée aux enjeux institutionnels.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
En résumé
Leadership et capacité à fédérer : Savoir coordonner des équipes pluridisciplinaires et piloter des projets transverses.
Vision stratégique : Comprendre les enjeux de la DDT et anticiper les besoins organisationnels.
Rigueur et sens de l'organisation : Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bord, parapheur électronique) et garantir la traçabilité des décisions.
Excellente communication : Aisance relationnelle, rédactionnelle et capacité à adapter son discours aux différents interlocuteurs.
Autonomie et prise d'initiative : Savoir proposer des solutions et arbitrer en l'absence des directeurs.
Savoir-faire techniques
Maîtrise des outils bureautiques et spécifiques :
- LibreOffice (tableurs, traitement de texte), Chorus DT (gestion financière), Casper (gestion des ressources humaines)
- Outils de visio-conférence et de collaboration à distance
Connaissance de l'administration publique :
- Compréhension des processus administratifs et des circuits de décision au sein d'une Direction départementale interministérielle.
- Familiarité avec les enjeux des DDT et les compétences de chaque service.
Savoir-être indispensables
Rigueur et discrétion :
Respect strict des obligations de confidentialité (dossiers sensibles, données personnelles).
Précision dans la rédaction et le suivi des documents.
Organisation, réactivité et anticipation :
Savoir alerter en cas d'urgence ou de blocage.
Anticiper les besoins de la direction pour éviter les retards.
Adaptabilité et polyvalence :
Capacité à s'adapter aux imprévus (ex. : annulation de dernière minute, dossier urgent).
Curiosité pour comprendre les enjeux des dossiers traités.
Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes en parallèle.
Communication et diplomatie :
Clarté dans les échanges (écrits et oraux) avec les différents interlocuteurs.
Diplomatie pour gérer les relations avec les services de l'État et les partenaires.
Localisation
Qui sommes-nous ?
Au sein de la Direction départementale des territoires (DDT) de la Haute-Garonne, vous intégrez l'équipe de direction et contribuez activement à l'organisation et à la fluidité du travail administratif. Votre rôle est central : vous assurez le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes, tout en garantissant un suivi rigoureux des dossiers et une communication efficace.
En tant qu'assistant(e) de direction au sein de la DDT 31, vous occupez un poste stratégique et polyvalent, à l'interface entre la direction, les services internes et les partenaires externes.
Votre mission ne se limite pas à un rôle administratif classique : vous êtes le bras droit de la direction, garantissant la fluidité des processus, la qualité des échanges et la coordination des actions.
Ce rôle, à la fois polyvalent et structurant, offre une expérience concrète de la gestion publique, tout en ouvrant des perspectives d'évolution vers d'autres postes, administratifs ou techniques.
Placé(e) sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de Cabinet, vos missions sont variées et au coeur du bon fonctionnement de cette direction départementale.
Composition et effectifs du service
Collaboratrice directe de l'équipe de direction (directeur.rice et adjoints).
1 cheffe de cabinet
1 collaborateur direct - assistant de direction
À propos de l'offre
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Qui contacter :
- Cheffe de Cabinet : sophie.lesaffre@haute-garonne.gouv.fr
- Grégoire GAUTIER, adjoint à la directrice : gregoire.gautier@haute-garonne.gouv.fr
En copie : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr
Pièces à fournir :
- CV à fournir;
- Lettre de motivation recommandée;
Pour les candidatures de fonctionnaires :
- les 3 derniers compte-rendus d'entretien professionnel ;
- le formulaire de mobilité visé par votre hiérarchie, disponible à cette adresse : https://recrutement.ecologie.gouv.fr/sites/default/files/fichiers/Formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP_Version%20finale%20RM_0.pdf -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Conditions de travail
Matériel : Poste informatique dédié.
Logiciels : LibreOffice (tableur, traitement de texte), Chorus DT, Casper, Alfresco.
Environnement : Travail en équipe restreinte, dans un contexte exigeant où la confidentialité et la précision sont essentielles. Travail en bureau partagé.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet, direction
Liaisons fonctionnelles
Interactions très fréquentes avec les services préfectoraux, mais également avec les partenaires de la DDT tels que les autres services et opérateurs de l'État, les collectivités, les organisations professionnelles et parfois l'administration centrale.
Poste RenoirH : 1420310005
Groupe RIFSEEP : 2
Poste non télétravaillable -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/08/2026
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Assistante / Assistant de direction
