Assistante de direction

Missions détaillées et activités du poste
• Assistance et organisation de la direction • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
• Organiser, en lien avec la logistique, l’accueil et les réceptions des personnalités accueillies. Accueil et
communication
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
;
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;
• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe. Gestion administrative et pilotage •
Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord d’aide au pilotage ;
• Alimenter des tableaux de bord et réaliser des extractions dans les systèmes d’information administra
tifs et financiers ; • Réceptionner les demandes de congés et d’autorisations d’absence ;
• Gérer les déplacements et les remboursements de frais (direction et institutionnels). Soutien logistique
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de l’Université (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Le SAVOIR
• Connaissance du milieu universitaire ;
• Modes de fonctionnement des établissements publics (EPA, EPCSCP) et des administrations pu
bliques ;
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention ;
• Environnement et réseaux professionnels ;
• Techniques d’élaboration de documents administratifs ;
• Techniques de communication ;
• Culture numérique et outils internet ;
• Outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie électronique ;
• Langue anglaise : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Le SAVOIR-FAIRE technique et méthodologique
• Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• S’organiser et gérer les priorités ;
• Mettre en œuvre des procédures et des règles ;
• Développer et mettre en place des outils et des procédures ;