Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 1
 
Vos activités principales
L’assistant(e) de direction assure principalement le secrétariat de la sous-préfète et assiste le secrétaire général. Ce rôle d’interface exige des qualités relationnelles, organisationnelles et des capacités d’adaptation particulières :
Secrétariat de la sous-préfète, en lien avec les secrétariats préfectoraux (90 %)
– Enregistrer le courrier préfectoral en veillant au respect des échéances et application des procédures
– Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à la sous-préfète et au secrétaire général
– Assurer la gestion des boites fonctionnelles et l’archivage documentaire
– Assurer la gestion de l’agenda électronique, planifier, organiser les réunions et les déplacements, veiller à la préparation des dossiers quotidiens en lien avec les pôles concernés
– Contribuer à l’organisation d’évènements
– Mettre en forme les projets de courriers
– Participer à la diffusion de l’information
– Veiller au fonctionnement administratif et logistique
– Assurer des missions transversales comme référent archivage
Assistance administrative (10 %)
– Secrétariat des sous-commissions d’arrondissement de sécurité et d’accessibilité : transmission des procès-verbaux des commissions et visites ERP, en lien avec la DDT, le SDIS et les mairies
– Si besoin, accompagner la personne chargée de la gestion des expulsions locatives et soutenir la personne chargée du greffe des associations
– Répondre aux besoins d’accueil et d’assistance
 
Votre environnement professionnel
La sous-préfecture de Figeac est le relais des missions de la Préfecture. Elle concourt au maintien de la sécurité et de l’ordre public, coordonne l’action territoriale l’État et participe à la mise en œuvre des politiques interministérielles dans l’arrondissement.

Activités du service
La sous-préfecture assure une mission de conseil auprès des collectivités territoriales en les accompagnant dans leurs projets, en les conseillant dans le cadre du pré-contrôle de légalité ou en assurant le suivi des conseils municipaux : élections municipales et élections partielles en cours de mandat. Elle porte également une attention particulière aux spécificités de l’arrondissement et participe activement à son développement économique. Elle assure le fonctionnement habituel des services rendus à la population en particulier lors de l’accompagnement de l’usager.

Composition et effectifs du service
Effectif total de la sous-préfecture : 10
– 1 membre du corps préfectoral
– 6 agents administratifs
– 2 agents techniques C
– 1 volontaire de service civique

Liaisons hiérarchiques
Sous-préfète de Figeac ; secrétaire générale de la sous-préfecture
 
Liaisons fonctionnelles
Ministère, Préfecture, Directions Départementales Interministérielles, élus, collectivités locales, entreprises, associations…