Assistant(e) de la directrice adjointe de cabinet du maire (H/F) - LE HAVRE
Référence : O076261106000303
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Le Havre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice adjointe de cabinet, l'assistant(e) assure son appui administratif et organisationnel au quotidien.
Il/Elle travaille en lien étroit avec les membres du cabinet, les élus, la direction générale et les différentes directions de la collectivité, ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et partenaires du cabinet.
Le poste
Faciliter l'activité de la directrice adjointe de cabinet et contribuer au fonctionnement fluide et réactif du cabinet du maire, en assurant l'organisation de son activité, la circulation de l'information et le suivi des sollicitations et dossiers nécessitant son attention.
Missions principales
1. Gérer l'agenda et organiser l'activité de la directrice adjointe de cabinet
Tenir et optimiser l'agenda de la directrice adjointe de cabinet
Organiser et prioriser les rendez-vous en fonction des urgences et des enjeux
Anticiper les échéances et points de vigilance
Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de travail
Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous
2. Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations
Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la directrice adjointe de cabinet
Identifier le degré d'urgence et de confidentialité des demandes
Filtrer, orienter et transmettre les sollicitations aux bons interlocuteurs
Assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une intervention du cabinet
3. Assurer le suivi administratif de la directrice adjointe de cabinet
Gérer les courriers, courriels, invitations et documents adressés à la directrice adjointe de cabinet
Préparer et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents de travail
Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
Organiser le classement et l'archivage des documents
4. Contribuer à la circulation de l'information au sein du cabinet
Recueillir et transmettre les informations utiles aux membres du cabinet
Faciliter les échanges entre la directrice adjointe de cabinet, les élus, la direction générale et les services
Identifier les informations nécessitant une alerte ou un traitement rapide
Contribuer à la bonne coordination quotidienne de l'équipe du cabinet
Profil recherché
Compétences et qualités requises
Savoir-faire
Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Excellente organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations.
Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans l'urgence.
Savoir-être
Discrétion et confidentialité absolues.
Loyauté et sens du service public.
Réactivité, disponibilité et adaptabilité.
Diplomatie, tact et excellentes qualités relationnelles.
Autonomie, rigueur et sens de l'anticipation.
Spécificités du poste
Poste nécessitant une grande disponibilité et une forte réactivité.
Gestion régulière de situations urgentes et d'informations sensibles ou confidentielles.
Pics d'activité liés à l'agenda institutionnel et politique.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CV+LM
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 06/12/2026
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Assistante / Assistant de direction
