Assistant(e) documentation (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL
Référence : O978260827000021
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Paul
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du Responsable Documentation et Archives, l’Assistant documentation assure la gestion, l’alimentation et l’actualisation du fonds documentaire de la commune. Il assure l’accueil, l’information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.
- Temps complet : 35 heures.
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Activités principales
Gestion de l’information
· Réceptionner, enregistrer et traiter le courrier arrivé et départ
· Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
· Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax)
· Transmettre aux services concernés, reprographier, ventiler
· Répertorier et classer les documents
Gestion du fonds documentaire
· Constituer et classer les dossiers thématiques
· Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
· Alimenter le fonds documentaire (synthèse de quotidiens et revues)
· Éditer les factures, transmettre aux services
Veille et mise à jour de l’information
· Mettre à jour les dossiers à réception des documents
· Alimenter le fichier documentaire
· Alimenter le fichier presse
Accueil et information du public à titre non principal
· Accueillir le public sur place et au téléphone
· Informer, renseigner, procurer l’information en interne et externe
· Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du public
Profil recherché
· Niveau Bac minimum
· Avoir une bonne connaissance des localisations des services
· Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
· Maitrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT)
· Connaissance des plans de classement
· Solides notions sur l’historique de la commune
· Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes techniques et de conservation, qu’ils soient physiques ou numériques
· Connaissance des procédures administratives
· Connaissance sommaire des droits de la propriété intellectuelle, des droits patrimoniaux, des droits liés à Internet
· Principes et mise en œuvre des systèmes d’information documentaire, de leurs évolutions
· Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
· Bonnes qualités relationnelles
· Sens de la diplomatie
· Être capable de rendre l’information accessible, utile et exploitable
· Être capable de s’adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
· Être capable d’évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l’information ou d’un document
· Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
· Maîtrise de l’utilisation d’Internet
· Maitrise des logiciels du service
· Méthodique
· Rigueur
· Disponibilité
· Sens de l’organisation
· Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication
· Sens des responsabilités
· Capacité de réactivité et d’adaptation
· Bonne culture générale
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire au plus tard le 28/09/2026. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Via le lien de publication ci-dessous.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint d'animation, Adjoint d'animation principal de 1ère classe, Adjoint d'animation principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
