Assistant(e) du directeur du musée Cernuschi - Paris Musées

Paris Musées, établissement public administratif réunissant plus de 1 000 agents, regroupe les 12 musées et 2 sites patrimoniaux de la Ville de Paris. Premier réseau de musées en Europe, Paris Musées a pour missions la valorisation, la conservation et la diffusion des collections des musées municipaux. Les musées et sites de Paris Musées mettent en œuvre une programmation ambitieuse d'expositions, accompagnée d'une offre culturelle et d'une médiation à destination de tous les publics.

*Les 12 musées et les 2 sites patrimoniaux sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée Carnavalet-Musée d'Histoire de la Ville de Paris, la Crypte archéologique de l'Ile de la Cité, les Catacombes de Paris, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d'Art moderne de Paris, le musée de la Libération de Paris – musée du Général Leclerc-musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris, les maisons de Victor Hugo à Paris et à Guernesey, le musée de la Vie romantique et le musée Zadkine.

Finalité du poste :
L'assistant(e) est chargé(e) d'assurer les diverses tâches de secrétariat relatives au suivi des dossiers du Musée. Il/Elle assure la gestion de l'agenda du directeur et le suivi budgétaire des activités du musée.

Principales missions :
L'assistant(e) est notamment chargé(e) des activités suivantes :

1/ Secrétariat du Directeur :
Prendre en charge la gestion de l'agenda,
Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels
Acheminer le courrier vers les interlocuteurs dédiés
Organiser les réunions avec la conservation et les différents services du musée et du siège
Établir le compte rendu des réunions,
Assurer l'harmonisation de la présentation des différents supports écrits (graphisme, mise en page et réalisation de PowerPoints et de cartels)

2/ Activités de la Direction du musée :
Participer à la mise en place et au suivi des tableaux de bord et plannings,
Veiller à la circulation des informations internes et externes,
Traiter et transmettre l'information (collecter, classer et mettre à jour)
Suivi des missions (procédure dématérialisée, plannings)

3/ Gestion quotidienne du budget :
Établir les bons de commande et traiter les engagements budgétaires dans l'application informatique dédiée (ASTRE)
En lien avec la secrétaire générale du musée, assurer le suivi des budgets du musée (établissement de tableaux de bord, préparation des diverses décisions modificatives et clôtures budgétaires)

4/ Contribution au suivi des temps de travail via l'application informatique dédiée (Chronotime).
5/ Suivi des dossiers administratifs des stagiaires