Assistant(e) en gestion administrative

MISSIONS PRINCIPALES 
 Secrétariat et gestion administrative :

• Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et partenaires extérieurs).
• Assure la gestion locative des logements et le suivi du planning de remplissage de la résidence, en lien avec le service du logement.
• Gère les réservations des logements étudiants ainsi que la remise et la restitution des clés.
• Veille au respect du règlement intérieur.
• Réalise les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Gère les hébergements temporaires, courts séjours et hébergements de groupes.
• Réceptionne les dossiers sur eBay et contrôle les pièces avant admission.
• Effectue les contrôles à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (identité, qualité d'étudiant, durée du séjour, tarif appliqué, complétude du dossier…).
• Prépare les documents administratifs destinés aux résidents (attestations de résidence, quittances…) et aux organismes partenaires (Visale, CAF…).
• Assure le suivi des aides au logement en lien avec la CAF.
• Prépare et envoie les factures aux universités et organismes partenaires, puis en assure le suivi.
• Encaisse les redevances et autres prestations.
• Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
• Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement à destination du contrôle de gestion et du service comptable.
• Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
• Établit les devis et assure le suivi des commandes jusqu'à leur validation.
• Assure la liquidation et le mandatement des factures.
• Signale au responsable de l'unité de gestion tout incident concernant un résident (violence, sous-location, refus de paiement…).
• Réalise les bons de commande et le service fait sur Orion et Epona.
• Élabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux…).
• Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion.
• Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.
• Participe à la sécurité des personnes et des biens.

Coordination de la vie en résidence :  

• Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.
• Gère les situations d'urgence.
• Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d’unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal

Intégré à une équipe administrative, l’agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.