Assistant(e) gestion administrative (h/f) - VITRY-LE-FRANCOIS
Référence : O051261104001297
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vitry-le-François
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels - Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle (équivalent 13ème mois) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, nous recherchons un ou une assistant(e) gestion administrative
MISSIONS PRINCIPALES
- Veille sur les conventions avec différentes associations et autres structures
- Suivi de la réglementation des arrêtés
- Organisation des réceptions (commandes, service, décoration de table, préparation des salles, …)
- Gestion du courrier arrivée et départ par voie dématérialisée
- Suivi des commissions internes par voie dématérialisée (convocation, ordre du jour, préparation du dossier)
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, …)
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ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Gestion de l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
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ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l’organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Préparation des bureaux et des conseils selon le calendrier prévisionnel
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
- Avoir le sens de l’organisation pour une réception
- Savoir préparer des commandes de fournitures en fonction des évènements
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition et les outils de
dématérialisation
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CONDITIONS D’EXERCICES
- Travail en équipe
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
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SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
- Maîtrise de la messagerie Outlook
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils et les jours d’évènements
- Réactive
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CV + lettre de motivation obligatoire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 04/01/2027
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
