Assistante/Assistant de département et Gestion du suivi administratif des dossiers habitat H/F

Missions principales
Au sein du département Santé Environnement de la délégation départementale de Paris, l'agent assure des missions de secrétariat et de gestion administrative des procédures relatives à l'habitat insalubre.
Il/elle contribue au bon fonctionnement du département et participe au suivi administratif des procédures engagées dans le cadre de la lutte contre l'habitat indigne.
La répartition des activités est estimée à 50 % secrétariat du département et 50 % appui à la cellule Habitat, avec une évolution possible selon les priorités du service.
Par ailleurs, en tant que membre de la mission support, l'agent contribue ponctuellement aux activités administratives des autres départements de la délégation en fonction des besoins du service.
Activités de secrétariat du département
- Suivi de la Gestion Electronique des Courriers (GEC) et des Documents (GED)
- Gestion de la boîte fonctionnelle du service : réception, tri, répartition et archivage des messages
- Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs
- Préparation et mise en forme de courriers et documents administratifs
- Mise à jour des répertoires et listes de contacts des partenaires
- Référent archives : classement et archivage des dossiers ;
- Appui logistique au fonctionnement du département : suivi du planning des congés / organisation des réunions, audioconférences et visioconférences / réservation et préparation des salles / gestion des fournitures.
Activités de gestion administrative des procédures Habitat
L'agent participe à la mise en œuvre administrative des procédures relatives à l'habitat indigne et à l'insalubrité prévues par le code de la santé publique et le code de la construction et de l'habitation, notamment dans les situations d'urgence sanitaire, de locaux impropres à l'habitation ou d'insalubrité remédiable ou irrémédiable.
- Rédaction et mise en forme des courriers liés aux procédures d'habitat insalubre (notamment contradictoire)
- Préparation, notification et suivi administratif des arrêtés d'insalubrité
- Archivage des dossiers
- Création, mise à jour des dossiers dans l'application SISH
- Réponse aux usagers concernant l'état d'avancement des dossiers
- Suivi administratif des contentieux : veille et alimentation de l'application Télérecours / mise à jour des outils internes de suivi / préparation des éléments destinés aux partenaires institutionnels et aux autorités judiciaires