Chargé d'accueil et Etat Civil (h/f) - Commune d Auribeau sur Siagne

Accueillir, renseigner et orienter le public auprès des différents services.
Traiter les demandes d’administrés en matière d’état civil.
Gérer les signalements divers et les signalements des administrés.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité et valorisant l’image de la structure ;
- Renseigner le public sur le fonctionnement et l’organisation de la structure, orienter vers les bons interlocuteurs ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les signalements ; prioriser selon le degré d'urgence.

• Gérer le courrier/courriels entrant et sortant :
- Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier arrivé ;
- Affranchir et préparer le courrier départ ;
- Gérer les demandes de rendez-vous.

• Renseigner les demandes en matière d’état civil et d’élection et délivrer les actes :
- Renseigner le public sur les démarches liées à l’état civil et aux affaires électorales : pièces à fournir, délais ;
- Instruire les demandes d’actes d’état civil : vérifier la conformité et l’authenticité des pièces fournies par les usagers ;
- Délivrer les copies d’actes d’état civil ou extraits d’actes, légalisation de signatures.

• Afficher et diffuser l'information :
- Mettre à disposition du public les documentations diverses ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

* Positionnement hiérarchique : Maire – Directrice Générale des Services ;
* Relations fonctionnelles :
En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la commune, la DGS. Contact ponctuel avec les élus ;
En externe : Contact direct et permanent avec le public. Contact quotidien avec les partenaires institutionnels et organismes publics (collectivités, syndicats, associations…).