Chargé d'accueil et secrétariat Culture – Vie étudiante F/H
Référence : 2024-1519000
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Bordeaux
Université de Bordeaux - Localisation : 3 place de la Victoire BORDEAUX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) entre 23760 et 23880 € brut/an
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
La personne recrutée aura en charge l’accueil au pôle de vie Marne pour les services Culture et Vie Etudiante.
Elle se verra également confier des missions de secrétariat pour les deux services (notamment planification de réunions et suivi de commandes) et assurera pour le Bureau Vie Etudiante le suivi des demandes d’aides sociales en lien avec les assistants sociaux du CROUS.
En tant que Chargé d’accueil et secrétariat Culture – Vie étudiante, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :
1. Missions communes culture et vie étudiante
- Accueil physique téléphonique et mail
- Secrétariat
- Planification et logistique de réunions (réservation salle et matériel, convocations, compte-rendu et PV) notamment Conseils de Vie de Campus, Commissions FSDIE
- Suivi administratif des emplois étudiants : élaborations des contrats, déclaration des heures auprès du service ressources humaines
- Suivi de commandes en lien avec les services concernés
2. Spécifiquement pour le Bureau Vie Etudiante
- Suivi des étudiants demandeurs d’aides sociales avant/après et pendant le passage en commission
3. Spécifiquement pour le service culture
- Suivi des réservations du studio de répétition / Pôle de Vie Marne, selon processus établi
Profil recherché
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (création de sondages, de formulaires, mise en forme…) et bénéficiez d’un niveau avancé sur Excel.
Vous possédez des compétences rédactionnelles y compris prise de notes en réunion et rédaction de procès-verbaux.
Dotée d’une aisance relationnelle, vous savez proposer un accueil de qualité ainsi que collaborer efficacement avec les autres services en lien avec vos activités.
Vous aimez travailler en équipe tout en étant autonome dans la réalisation de vos missions.
Vous êtes organisé.e, réactif.ve, et capable de mener plusieurs tâches en simultané et de prioriser.
La maitrise de l’anglais ou d’une langue étrangère serait appréciée.
Les débutants sont acceptés.
Vous vous reconnaissez ? N’hésitez plus, rejoignez-nous!
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Vous souhaitez travailler au sein de l’Université de Bordeaux, 3ème employeur de Nouvelle-Aquitaine ?
Rejoignez la Direction de la Vie Universitaire (DVU) de l’Université de Bordeaux !
Au sein de l'université de Bordeaux, la DVU est rattachée au pôle Formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU).
Structure centrale, elle s'emploie à coordonner les activités des 5 services centraux relevant de la « vie universitaire » : Espace Santé Etudiants, service culture, service de la vie étudiante, Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS), Service PHASE (Service d'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques), délocalisés sur les différents territoires.
La DVU a 3 missions principales :
1. Elle renforce et optimise l'organisation des fonctions pour améliorer la qualité des services rendus aux usagers (étudiants et personnels), en lien avec les responsables administratifs.
2. Elle développe les projets transversaux permettant de développer la vie de campus, en lien avec les autres pôles et directions de l'établissement, les structures de formation ainsi que les partenaires externes.
3. Elle contribue au développement, renforcement et à la formalisation des partenariats permettant d'ouvrir le campus à la cité notamment.
Descriptif du service
La personne recrutée aura en charge des missions d’accueil et de secrétariat pour les services vie étudiante (BVE) et culture et exercera sur le campus de la Victoire (étudiants en sciences humaines) à titre principal et ponctuellement sur le campus de Carreire (étudiants en santé).
Ces deux campus connaissent une vie universitaire en fort développement grâce à l’ouverture de deux pôles de vie entrainant la création de nouvelles activités et services pour les étudiants notamment un studio de répétition et un auditorium à Marne.
Pour accompagner ce développement nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve également chargé.e d’accueil et de gestionnaire des aides sociales qui suivra le quotidien des services culture et vie étudiante.
À propos de l'offre
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Plus d’informations :
Basé à Bordeaux - accès tram B (arrêt de tram Victoire) bus, vélo.
CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut : entre 1 890 € et 1 990 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (primes contractuelle et de fonction incluses)
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d’accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
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Contexte et spécificités du poste :
Poste non télétravaillable
Missions mixtes d’accueil et d’assistance aux responsables BVE/Culture et de prise en charge des étudiants en difficultés sociales ou administratives (redirection vers les services compétents).
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Vacant à partir du 01/06/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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Domaine: Relation à l'usager
Un agent administratif - Instructeur / Officier d'Etat Civil / Cimetière (F/H) - MAIRIE DE BEGLES
