Chargé de gestion de la Commission Recherche F/H

Assurer la gestion et le secrétariat de la commission recherche (plénières et restreintes) :

- Elaborer le calendrier des réunions (plénières et restreintes) et le communiquer auprès des membres et des personnels de l'université ;

- Rédiger l’ordre du jour et préparer les convocations ;

- Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mise en forme des documents destinés aux membres de cette instance ;

- Mettre en œuvre la logistique nécessaire à la bonne tenue des réunions (réservation de salle, signalétique…) ;

- Assurer le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, vérification du quorum, gestion des votes, …) ;

- Rédiger les projets de procès-verbaux et de délibérations, les transmettre et en assurer le suivi ;

- Mettre en ligne les informations sur l'intranet ;

- Préparer le projet de bilan après séance (à faire valider puis à transmettre à l'ensemble des personnels de l'Université après chaque séance).

Assister la vice-présidente de la commission recherche dans l’organisation de ses missions :

- Gérer l’emploi du temps et le suivi de certains dossiers dans le respect des échéances ;

- Organiser et préparer les déplacements ;

- Participer à la mise en place des plannings des différentes instances ;

- Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l’ordre du jour, prise de notes) et centraliser les dossiers afférents ;

- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.).

Gestion administrative et missions transverses :

- Assurer la gestion des flux d'information (appels, courriers, mails) et la rédaction de documents (comptes rendus, notes, rapports) ;

- Apporter un appui administratif au Directeur et à la cheffe de cabinet, à la Gouvernance et, en renfort, aux autres assistantes du service ;

- Aide/Appui auprès des autres assistantes du Cabinet en cas de besoin (surcharge de travail, évènements de l'établissement, absences…)

- Piloter l'organisation logistique des séminaires d'établissement selon votre périmètre ;

- Garantir la mise à jour des bases de données, le classement et l'archivage des dossiers administratifs ;

- Participer par roulement aux séances de conseils et commissions (CA, CAc, CR, CFVU) en soutien aux référentes.

Communication recherche :

- Piloter l'organisation des réunions avec les directeurs de laboratoires, de la planification (calendrier, ordres du jour, logistique) au suivi administratif (comptes-rendus et diffusion).