Chargé de l'accueil et des admissions H/F H/F
Référence : 2026-2247345
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
EHPAD Lasserre
Ehpad Lasserre 4 rue Séverine 92130 ISSY LES MOULINEAUX - Localisation : Ehpad Lasserre puis MVR
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26 400€ à 30 000€ selon exp. € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Echelles des grades du corps des Adjoints Administratifs
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du directeur d’établissement, l’agent d’accueil est chargé de :
1- Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de la MVR et du CRT :
• Recevoir les demandes d’informations des visiteurs ;
• Présenter et communiquer positivement sur la structure ;
• Organiser l’admission en lien avec les autres services en s’assurant de la qualité de l’accueil réservé au futur usager ;
• Gérer la liste d’attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier ;
• Suivre les mouvements des personnes accueillies ;
• Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents ;
• Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d’admissions en lien avec le responsable financier ;
• Suivre les réclamations des familles ;
• Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches.
2- Garantir le suivi de l’activité :
• S’assurer du traitement rapide des demandes d’admission ;
• Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres ;
• Remplir le tableau du taux d’occupation des chambres mensuellement.
3- Réaliser la facturation des usagers :
• Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l’archivage des factures ;
• Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie ;
• Etablir, mettre en œuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser les recettes ;
• Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction.
4- Assurer la récupération des frais de séjour et contributions des personnes accueillies et des autres recettes :
• Anticiper les risques d’admissions en non valeur ;
• Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d’impayés ;
• Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer ;
• Suivre les procédures en cas d’impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais ;
• Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés.
5- Assurer l’accueil de la MVR et du CRT :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Accueillir le public sur place ou par téléphone ;
• Renseigner le public sur place ou par téléphone ;
• Gérer le courrier, diffuser l’information et la documentation.
6- Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers :
• Réaliser le compte rendu des CVS ;
• Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d’accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d’établissement) ;
• Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2.
Profil recherché
Spécificités du poste :
Il exige des qualités d’analyse, de maitrise, de disponibilité et d'accompagnement des personnes accueillies. Il nécessite également la capacité à développer la présence du CRT et de la MVR au sein du secteur.
Titulaire d'une Licence Professionnelle en Communication des Organisations et Relations Publiques voire d'un Master 2 en Stratégies Marketing et Communication.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents
- Spécialisation Commerce, vente, Comptabilité, gestion, Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme
Compétences attendues
Communication / relations avec les usagers
Comptabilité publique
Marketing pour développement du réseau
Gestion administrative, économique et financière
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Ehpad Lasserre comprend 131 chambres individuelles réparties sur 3 niveaux d’hébergement de 44 lits autour de 2 lieux de vie.
Au 3ème étage, l’unité Henri Matisse est organisée en Unité de Vie Protégée (UVP) sur une aile de 14 chambres accueillant en priorité les malades d’Alzheimer ou apparentés, les 29 autres chambres de l’étage étant organisées en unité conventionnelle.
Le 4ème étage comprend un Pôle d’Activités et de Soins Adaptés (PASA), organisé autour d’un appartement thérapeutique, situé en terrasse au 4ème étage.
A la rentrée 2025, cet établissement sera pilote du Centre de Ressources Territoriales (CRT) à l'échelle de trois villes du sud des Hauts-de-Seine : Issy-les-Moulineaux, Meudon et Clamart.
Aussi, il est également engagé dans la construction d'une Maison de Vie et de Répit (MVR) rue Paul Bert à Issy-les-Moulineaux dont il va assurer l'ouverture et la gestion d'ici à la rentrée 2026.
Descriptif du service
Le service administratif et financier est composé de quatre agents :
- le Directeur Administratif et Financier,
- le Responsable Administratif et Financier,
- un Adjoint Administratif assurant le standard, les admissions, la gestion des frais de séjour et recettes de l'Ehpad Lasserre,
- un Adjoint Administratif assurant l'économat, les commandes et la gestion des dépenses des deux établissements,
- un agent Responsable de la personnalisation et de l’accompagnement des résidents en poste sur les deux établissements,
Le service assurant la gestion du Centre de Ressources Territoriales se compose :
- du médecin coordonnateur (0.2 ETP),
- de l'infirmier coordonnateur (1 ETP),
- du psychologue (0.2 ETP),
- de l'ergothérapeute (0.5 ETP),
- de deux aides-soignants de nuit.
À propos de l'offre
-
SAVOIR FAIRE :
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine ;- Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence ;
- Conseiller les parties prenantes dans son domaine de compétence ;
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
SAVOIR ÊTRE :
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication ;
- Faire preuve de responsabilité ;
- Savoir écouter ;
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral ;
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Être force de proposition ;
- Savoir prioriser ses activités ;
- Savoir s'adapter ;
- Savoir prendre en compte les enjeux collectifs ;
- Savoir détecter les risques psycho-sociaux.
-
Conditions de travail :
- Temps plein réparti dans la semaine,
- Reporting hebdomadaire,
- Bureau individuel,
- Ordinateur portable,
- Ligne téléphonique.
-
Vacant à partir du 09/04/2026
-
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
