Chargé de la gestion du conseil académique F/H

- Elaborer le calendrier des réunions (plénières et restreintes) et le communiquer auprès des membres et des personnels de l'université ;

- Rédiger l’ordre du jour et préparer les convocations ;

- Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mise en forme des documents destinés aux membres de cette instance ;

- Mettre en œuvre la logistique nécessaire à la bonne tenue des réunions ;

- Assurer le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, vérification du quorum, gestion des votes, …) ;

- Rédiger les projets de procès-verbaux et de délibérations, les transmettre et en assurer le suivi ;

- Mettre en ligne les informations sur l'intranet ;

- Préparer le projet de bilan après séance (à faire valider puis à transmettre à l'ensemble des personnels de l'Université après chaque séance) ;

- Assurer une mission de coordination et d'harmonisation des activités et des processus de gestion de la CFVU et de la CR.

Assister le/la Président.e du Conseil Académique dans l'organisation de ses missions :

- Gérer l’emploi du temps et le suivi de certains dossiers dans le respect des échéances ;

- Organiser et préparer les déplacements ;

- Participer à la mise en place des plannings des différentes instances ;

- Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l’ordre du jour, prise de notes) ;

- Gérer les représentations au sein des différentes instances et réunions : préparation et envoi des mandats de représentation/délégation ;

- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.) et participer au classement.

Assurer la gestion administrative et des missions transverses :

- Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que la diffusion de l'information ;

- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative ;

- Gérer les appels téléphoniques ;

- Assurer un appui administratif auprès du directeur de cabinet et des membres de la Gouvernance mais également auprès des autres assistantes du Cabinet en cas de besoin ;

- Assurer l’organisation de séminaire d’établissement en fonction de son périmètre d’activités ;

- Participer à tour de rôle aux séances de conseils et commission (CA, CAc,CR, CFVU).