Chargé de rendez-vous en santé en Policlinique F/H

Missions Générales :
Accueil téléphonique des patients
·         Recevoir les appels téléphoniques en provenance des usagers qu’il s’agisse de primo-consultants ou d’anciens consultants
·         Gérer l’appel téléphonique en tenant compte des demandes exprimées
·         Analyser les demandes exprimées et évaluer le degré d’urgence d’une prise en charge médicale
·         Filtrer les appels des patients qui souhaitent parler directement aux médecins vers les secrétariats médicaux
·         Saisir le RDV donné dans le logiciel ORBIS dans le respect des plages de consultations ouvertes
·         Imprimer les courriers de convocation, les mettre sous enveloppe et les expédier
·         Garantir un accueil téléphonique de qualité
·         Renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur approprié ou le service recherché en cas d’erreur d’orientation
·         Saisir et mettre à jour les informations du patient si nécessaire : adresse et numéro de téléphone
·         Signaler aux différents accueils les annulations ou les retards signalés le jour même

Prise des RDV et gestion des annulations
·         Gérer les annulations et les modifications de RDV en appliquant les principes établis par la charte de la policlinique
·         Rechercher des solutions pour les demandes de RDV complexes en cas de report
·         Tracer les modifications de RDV réalisées dans le logiciel ORBIS RDV
·         Traiter les demandes d’annulations qui arrivent par fax
·         Réaliser une fiche de prêt en cas de rajout de patient à moins d e72h00 du RDV :  la faxer au service central des dossiers médicaux et prévenir la consultation concernée
·         Procéder à la lecture quotidienne des messages laissés sur le répondeur téléphonique
·         S’assurer régulièrement de l’état prévisionnel des congés des praticiens notamment pour les congés scolaires et d’été
·         Signaler à l’encadrement les pannes informatiques et les dysfonctionnements liés aux prises de RDV
·         Appliquer les procédures et utiliser les outils d’aide à la décision : classeur par spécialités
·         Imprimer tous les soirs le relevé graphique des activités qui sera donné à la secrétaire de coordination et de programmation des RDV chaque semaine

Professionnalisation de l’accueil téléphonique
·         Formuler des propositions relatives aux choix organisationnels, d’équipements et ou de fonctionnement
·         Participer à l’amélioration de la qualité de la réponse aux patients et famille (évolutions des procédures et documents supports)
·         Encadrer et tutorer les professionnels qui intègrent l’équipe
Prévoir le stock de matériel nécessaire : petites fournitures de papeterie et de bureautique