Chargé.e d’accueil et de la relation usager, de l'État civil, des élections et du funéraire

Le chargé d’accueil et de la relation usager, de l'État civil, des élections et du funéraire a pour principales missions de :
- Garantir un accueil et un accompagnement des usagers
- Véhiculer et porter une attention particulière à l’image de la collectivité
- Garantir la gestion des actes d’État-Civil, du Cimetière / funéraire, des élections et des affaires militaires

Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers
- Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
- Rechercher et diffuser l’information
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
- Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
- Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d’urgences
- Gérer certains agendas (ex : Le M. Le Maire)
- Assurer un suivi de l’information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager
- Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l’activité des fonctions d’accueil (outil de suivi des usagers)
- Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers

État civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
- Établir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
- Délivrer les actes et les livrets de familles
- Légaliser les signatures

Cimetière et funéraire
- Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l’agent technique
- Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
- Préparer les autorisations pour les Inhumations – Exhumations
- Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
- Participer aux procédures de reprise des concessions en état d’abandon
- Mettre à jour les registres

Affaires militaires
- Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen