Chargé(e) de coordination et d'appui au pilotage de l'activité

Groupe RIFSEEP: 3
Vos activités principales :
Contribuer au bon fonctionnement du service Insertion et Protection des Personnes Vulnérables - IPPV (70%) :
- assister la cheffe de service et les chefs d'unité dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.
- gérer et organiser l’agenda de la cheffe de service. Préparer les déplacements le cas échéant.
- organiser et planifier les réunions internes, assurer la prise de notes, rédiger des comptes rendus, gérer certains sujets en liens avec les unités (dont cartes à mobilité inclusives des structures, TVA à taux réduits, conseil de famille...) et suivre les suites.
- suivre les courriers signalés, les enregistrer et s'assurer de leur traitement par les unités concernées.
- gérer la boîte mail du service.
- assurer l'accueil téléphonique.
- saisir dans le recueil des actes administratifs (RAA).
- signaler à la cheffe de service et aux agents encadrants les situations sensibles.
- prendre en charge des aspects rh, logistiques et les moyens matériels du service signalés par la cheffe de service (appui à chorus DT).
Assurer le suivi de l’activité, les reportings et le suivi documentaire du service IPPV (30%) :
- collecte des données d’activité (s’assurer de l’accès rapide à toutes les données permettant de mesurer l’activité du service).
- gestion de la documentation et centraliser les informations : news letters, flash info, indicateurs nationaux, en vérifiant la cohérence et l’exhaustivité des données.
- suivi et analyse de l’activité (mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi interne et externe).
Votre environnement professionnel :

Activités du service

La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) du Loiret est une direction départementale interministérielle, service déconcentré de l'Etat relevant du ministre de l'intérieur. Elle est placée sous l'autorité du préfet de département, à l'exception des services relevant du système d'inspection et de législation du travail pour certaines de ses missions.

La DDETS est constituée de 86 ETP et se compose de 2 domaines - un domaine "travail et entreprises" et un domaine "insertion et solidarités" dont le service "Insertion et Protection des Publics Vulnérables" (28 personnes) et de missions transverses.

Le service « Insertion et Protection des Publics Vulnérables » intervient sur de nombreux dispositifs d’aide aux personnes défavorisées dans une logique de promotion du logement d’abord et de parcours résidentiel .il a en charge la gestion du dispositif départemental de sortie vers le logement, par la structuration de l’hébergement, en organisant et améliorant l’accueil des populations précaires .Ses missions sont notamment organisées autour de commissions de gestion de situations individuelles