Chargé(e) des affaires liées à la représentation de l'État

GROUPE RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Le titulaire du poste pilote les dossiers destinés aux autorités préfectorales, en liaison avec le Bureau de la Coordination administrative interministérielle (BCAI) de la DCPPAT et en partenariat les services de l’État du département.

1. Courrier réservé et interventions
- Élaboration de modèles de courriers et de notes d’intervention
- Transmission des courriers et demandes d’intervention au BCAI
- Sollicitation des services de l’État, collectivités territoriales et organismes compétents pour collecter les informations nécessaires.
- Rédaction, contrôle et finalisation des réponses.
- Mise à jour de la base de données des courriers et demandes d’intervention.

2. Évènementiel
- Collecte, vérification et synthèse des informations requises pour chaque dossier.
- Conception des dossiers des autorités préfectorales
- Rédaction et diffusion des fiches de liaison, invitations et suivi des réponses.
- Accueil des invités et mise à jour du tableau de suivi des événements de l’hôtel de la préfecture.
3. Inaugurations et cérémonies
- Analyse des textes réglementaires et transposition en procédures opérationnelles.
- Mise en œuvre du protocole de l’État, participation aux réunions préparatoires et rédaction des comptes‑rendus.
- Constitution des dossiers des autorités en coordination avec les services organisateurs.
- Diffusion des consignes, gestion logistique et actualisation des tableaux de suivi.
4. Élections et vie politique

- Contribution à la préparation opérationnelle des élections.
- Premier niveau d’interlocution avec les élus, formalisation des échanges.
Élaboration des fichiers de suivi des essais et répétitions nationales, mise à jour de l’applicatif EIREL et organisation des soirées électorales.
5. Missions complémentaires

- Soutien aux missions sensible.
- Conception du dispositif d’archivage des informations,
- Gestion de la boîte fonctionnelle du cabinet
Votre environnement professionnel
 Activités du service :
Le cabinet, sous la direction d'un sous-préfet, directeur de cabinet, a pour mission d'animer et de coordonner l'action des services chargés de veiller au respect de l'ordre public, à la protection des personnes et des biens et de s'assurer de la cohérence des actions de communication. Il est composé du service des sécurités et du bureau du cabinet. 
Le cabinet assure la représentation de l’État auprès des élus, des médias et des représentants socio-économiques du département. Il organise également les déplacements officiels avec les cabinets ministériels dont il est le correspondant permanent.
 Composition et effectifs du service :
Le cabinet du préfet : 26 agents et 1 apprenti.

 Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de cabinet, chef du cabinet.
Liaisons fonctionnelles :
Services de la préfecture et des sous-préfectures, DDI de l’État, partenaires
institutionnels, collectivités territoriales