Chargé.e des moyens généraux

·          Assurer le suivi de l’entretien des locaux : réaliser régulièrement des états des lieux et faire établir le cas échéant des devis auprès d’un prestataire extérieur.

·          Assurer le suivi des contrats de maintenance, leurs renouvellements : superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions.

·          Être le point d’entrée du département immobilier et du département de l’informatique et des télécommunications pour les interventions et les travaux des locaux.

·          Être le point d’entrée du syndic de copropriété et participer aux assemblées générales.

·          Assurer le soutien de l’assistant de prévention, et de l’ingénieure SST.

·          Gestion des archives.

3) Gestion de la flotte des véhicules rattachés à la délégation

Dans ce cadre il devra :

·          Assurer le rôle de référent parc automobile.

·          Déployer l’outil O’Drive et encadrer l’utilisation et le suivi.

·          Assurer le suivi de l’état des véhicules en conformité avec la réglementation en vigueur ainsi que leur utilisation (entretien, visites de contrôle, alerter en cas de problème le délégué ou son adjoint.

·          Assurer le suivi des remises au domaine (envoi dossier, annulation des services associés aux véhicules).

·          Rendre compte mensuellement de l’utilisation du parc auto et participer aux réunions ou webinaires organisées sur ce sujet.

4) Gestion des fournitures et équipements

Dans ce cadre il devra :

·          Gérer la téléphonie.

·          Gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l’inventaire, contrôler la consommation.

·          Gérer les consommables des imprimantes communes, de la machine à affranchir.

·          Assurer le suivi des quelques appareils électroménagers de la délégation.

5) Contribution à la communication interne et externe

A ce titre il devra proposer l’actualisation des informations de la délégation sur l’intranet, contribuer à la préparation de la lettre d'info interne mensuelle de la délégation, en somme prendre en charge et développer la communication externe et interne pour l’ensemble de la délégation. Il devra également organiser l’événementiel relatif à la vie de la délégation et pour chaque département (lors de réunion d’animation de réseau par exemple).