Chef de service adjoint des accueils uniques - Etat Civil & Identité (F/H) - ROUEN
Référence : O076260721001661
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Rouen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
La Direction de la Relation Citoyenne recrute un chef de service adjoint chargé d’assister la cheffe de service des Accueils Uniques (Etat-Civil / Identité) et d’assurer la responsabilité directe de l'équipe positionnée au sein de l’Hôtel de Ville, en mettant en oeuvre les actions nécessaires à l’atteinte des engagements de qualité.
Si l’efficacité du service public et la satisfaction des usagers guident votre engagement professionnel, intégrez une équipe dynamique et portez avec nous cette ambition collective ! Rejoignez la Ville de Rouen pour réaliser les missions suivantes :
Mise en œuvre de l'organisation du travail, détermination du planning d'affectation des tâches pour maintenir la continuité et la qualité du service
- Elaborer le planning d’affectation quotidienne des agents en fonction des besoins identifiés et des orientations fixées par la cheffe de service
- S’assurer du respect du planning
- Effectuer les entretiens professionnels des 24 agents du service
- Accompagner la mise en oeuvre de la polyvalence des agents
- Assurer l’intérim de la cheffe de service en son absence
- Participer à la préparation et à la tenue des réunions d'équipes et de service
Contrôle de la fiabilité des actes et documents rédigés
- Adapter les procédures aux évolutions législatives et réglementaires et offrir un appui d'expertise aux agents en matière d'Etat-Civil et Identité, notamment
- Garantir la sécurité et l'exactitude des dossiers traités et des actes d'état civil rédigés
- Gérer les dossiers pré-contentieux en lien avec la cheffe de service
- S’assurer de la bonne tenue des registres d’Etat-Civil
Contrôle du respect des délais de traitement et des temps d’attente, proposition et mise en œuvre des mesures d’amélioration
- Veiller à la bonne application des procédures en matière de prestations relatives à l’état-civil et à l’identité notamment
- Suivre les délais de traitement des demandes, notamment la réponse aux demandes de copies d’actes d’Etat-Civil, le délai d’apposition des mentions marginales et le délai de production des titres d'identité
- Suivre le respect des indicateurs qualité et des bonnes pratiques en matière de téléphonie
- Suivre les temps d’attente des usagers et adapter l’affectation du personnel selon les flux de fréquentation
Participation aux projets de la Direction dont la transition de la certification Qualivilles vers Services Public +
Administration et supervision du fonctionnement du logiciel métier Siècle
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycle de travail actuel : Horaires variables, de 8h15 à 17h30 du lundi au vendredi et permanence le samedi - 8h30-12h toutes les 6 semaines environ (soit 6 samedis /an)
Profil recherché
ET SI C’ETAIT VOUS ?
- Titulaire d’un diplôme de niveau bac + 3, vous justifiez d’une expérience correspondante de 3 ans minimum dans un des domaines du poste et notamment en management de proximité.
- Grâce à votre connaissance des procédures liées aux prestations du service (Etat-Civil et Identité) et à votre culture administrative, vous traitez les demandes des administrés avec rigueur et en vous adaptant aux situations individuelles
- Vous mettez en œuvre une démarche de management participatif visant à aligner les compétences individuelles avec les objectifs collectifs, à piloter et accompagner les évolutions organisationnelles, tout en favorisant une communication dynamique et constructive. Vous travaillez en étroite collaboration et sous la supervision de la cheffe de service
- Votre aptitude à rédiger des courriers et des actes de façon claire et concise, à adapter votre expression à vos interlocuteurs est complétée par votre aisance pour utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
- Votre sens relationnel basé sur l’écoute active, la courtoisie et la bienveillance, associé à un esprit d’équipe, favorise un climat de travail collaboratif.
- Vous savez gérer les situations d’accueil difficiles et anticiper les conflits avec diplomatie et professionnalisme.
- Attentif aux réclamations, vous apportez des solutions adaptées grâce à votre réactivité et force de proposition, contribuant ainsi à l’amélioration continue du service.
- Rigoureux et organisé, vous êtes garant de la cohérence des actions et de la qualité des prestations et vous rendez compte rendu régulièrement de vos activités.
- Conscient que votre rôle dans l’accueil participe pleinement à la qualité de la relation avec les administrés, vous soignez votre présentation, adoptez un comportement stratégique et une maîtrise de soi en toutes circonstances pour renforcer la crédibilité et l’image professionnelle du service public.
- Permis B souhaité.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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N.B. : Pour les agents relevant de la Fonction Publique, veuillez fournir votre dernier arrêté de situation administrative.
Vous avez un CV et une lettre de motivation ?
Rendez-vous sur notre espace employeur https://recrutement.rouen.fr/ -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché, Attaché hors classe, Attaché principal, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Responsable du service population
