Chef(fe) du bureau de l'accueil et de l'information - H/F

Emploi(s) type/Code(s) : Responsable accueil général FPEUSA01
Groupe RIFSEEP : 2
Le secrétariat général commun départemental des Yvelines (SGCD) se dote d’un bureau de l’accueil et de l’information (BAI), au service de la relation usagers. Il a vocation à proposer une organisation modernisée et numérisée de l’accueil et de l’information, en mobilisant l’ensemble des canaux de contact (accueil physique, téléphonique et dématérialisé), dans une logique de simplification des parcours usagers et d’amélioration continue de la qualité de service

Créé au 1er juillet, le BAI entre désormais dans une phase opérationnelle. Des chefs de pôle dynamiques sont recrutés, ainsi que l’ensemble des agents du bureau. Une adjointe au chef de bureau rigoureuse et expérimentée complète l’équipe en place

En fondant son action sur un management rigoureux et dynamique, le responsable de bureau développe une vision rénovée de l’accueil de l’usager du service public, ainsi que du circuit de l’information, depuis sa réception jusqu’à son archivage, tout en maintenant une forte exigence de qualité
Il installe le bureau dans sa pérennité et lui donne efficacité et visibilité au sein du SGCD et des services de la Préfecture

Vos activités principales
Anime et encadre une équipe de 23 agents répartis en 2 pôles : « sollicitation des usagers » et « accueil et sécurité »
Assure le pilotage stratégique et opérationnel du bureau
Coordonne les 2 pôles, structure les processus, fixe les priorités et garantit la continuité du service
Veille à la qualité de l’accueil des usagers, au respect des procédures, des délais et règles de sécurité (conforme aux exigences du label « Quali-ATE »)
Recherche la modernisation des pratiques, en assurant la dématérialisation des sollicitations, l’harmonisation des processus et un circuit de l’information fiable, fluide et sécurisé, dont il est le garant

Votre environnement professionnel
Activités du service : Le bureau assure la réception, l’orientation et l’information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle « sollicitation des usagers » assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels, ainsi que l’organisation, la conservation et la communication des archives. Le pôle « accueil et sécurité » est chargé de l’accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l’organisation de l’accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il a en charge le point d’accueil numérique (PAN)
Composition et effectifs du service : 23 agents organisés en 2 pôles (2A : chef de bureau et adjoint ; 2 B chefs de pôle et 17 C ; et 2 agents de la direction des migrations, en hiérarchie fonctionnelle)
Liaisons hiérarchiques : directrice et directeur adjoint du SGCD
Liaisons fonctionnelles : Tous les services du périmètre administration territoriale de l’État (ATE) des Yvelines et les collectivités territoriales