Chef(fe) du secrétariat de direction et du bureau d'ordre H/F

GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
* Encadrement de quatre agents : 2 agents affectés au secrétariat de direction et 2 agents au bureau d'ordre ;
* Correspondant des interlocuteurs du directeur, de son adjoint et de l’état-major :
- gestion des appels téléphoniques (filtrage, prise de messages), accueil des visiteurs ;
- gestion des messageries électroniques (boite fonctionnelle du secrétariat, Rescom, et boite fonctionnelle cabinet en l’absence de la cheffe de cabinet);
* Soutien logistique à l'activité du directeur, de son adjoint et de l’état-major ;
- gestion des agendas en liaison avec la cheffe de cabinet ;
- préparation des réunions et des entretiens (réservation de salles, convocation des participants, centralisation des contributions des différents services et constitution des dossiers, compte-rendu des réunions);
- organisation logistique des déplacements du directeur et de son adjoint en France et à l'étranger en lien avec le bureau des réservations ;
* Gestion administrative :
- enregistrement et suivi des parapheurs mis à la signature, et des courriers sortants sur MAARCH ;
- classement et archivages (documents électroniques et papier) ;
- supervision et organisation (si besoin en renfort au bureau d’ordre) de l’archivage des mails de la cellule H24 sur l’application POST OFFICE ;
* Soutien logistique à l'activité de la cheffe de cabinet, de l’état-major et de la DCIP (Colloque, contributions, plans d’action, lettres de mission, logistique pour la remise des décorations honorifiques, évaluation SSI…) ;
* Affaires réservées :
- suivi des nominations (Conseil des Ministres, JO) et rédaction de courriers et de lettres de félicitations ;
- tableau des permanences de direction et opérationnelles.

Votre environnement professionnel
Activités du service:
La DCIS est la première direction commune police / gendarmerie au ministère de l'Intérieur. Présente dans 78 pays, elle couvre opérationnellement 162 états et dispose du premier réseau au monde en termes de coopération internationale policière.
Composition et effectifs du service:
Direction : directeur et le directeur adjoint / chef d’état-major et son adjointe, cheffe de cabinet, chef de division et cheffe de la communication
Cabinet : la cheffe de cabinet( 1 catégorie A), 3 secrétaires de direction (1 catégorie B, 1 catégorie C, 1 maréchal des logis), 2 agents du bureau d’ordre (2 catégories C), le pôle interprétariat (4 interprètes contractuels A)
Liaisons hiérarchiques:
Directeur de la coopération internationale de sécurité et adjoint, chef état-major et cheffe de cabinet
Liaisons fonctionnelles:
Cabinet du Ministère de l'Intérieur, les directions générales de police et de gendarmerie, SSI (toutes représentations de la France à l'étranger), toutes directions de police et gendarmerie, les services centraux, les autres ministères notamment le M.E.A.E., les partenaires privés et les particuliers