Chef(fe) du secrétariat (F/H) - DNUM

·          Proposer et mettre en place des améliorations en prenant en compte les bonnes pratiques et les besoins de la direction et des départements de la DNUM (organisation et partage de l’information, utilisation de modèles et procédures-type…)

·          Organiser l’activité de l'état-major (planning, congés, documents administratifs, commande de billets de train ou d’avion, voiture de location, réservation d’hôtel, suivi des frais de déplacements …) 

·          Participer aux actions de communication et d’accompagnement de la DNUM entre autres dans le cadre du la mise en œuvre du projet de service notamment animation et consolidation des rédactions des supports de communication, organisation d’évènements internes (NUM CAFE, RETEX, etc…) ou externe TECH.JUSTICE, organisation des actions d’accompagnement de type coaching individuel et collectif

·          Participer aux activités du secrétariat :

-           Coordonner la logistique des locaux (préparation, réservation des salles pour les réunions/formations ; conférences…) ;

-           Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, enregistrement dans MESSAGER, tri, classement, rédaction, mise sous pli) ;

-           Traiter l’information (rédaction des documents en respect des outils informatiques en vigueur, enregistrement, classement, archivage, reprographie, numérisation, recherche, diffusion… ;

-           Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (inventaire, préparation de commandes…) ;

-           Participer à d’autres tâches afférentes à l’activité de l’état-major et à l’assistance administrative et logistique aux autres agents.

Cette liste est non-exhaustive.

Nombre d’agents à encadrer

☐   A  (X agents)                             ☐   B  (X agents)                   ✔   C  (1)                                 ☐ Sans objet