Coordinatrice des assistants médico-administratifs (AMA) de l'hôpital Saint-Louis F/H

1. Missions principales
1.1 Coordination de la filière AMA
Assurer la coordination et le suivi des parcours professionnels des Assistants Médico-Administratifs (AMA) : recrutement, intégration, mobilité, concours, avancement, lignes directrices de gestion et formation. Piloter, en lien avec la DRH, le processus de recrutement (analyse des besoins, publication des offres, sélection des candidatures, entretiens, prise de poste et intégration). Accompagner les situations individuelles nécessitant une coordination RH avec les cadres, chefs de service et interlocuteurs RH. Gérer l’affectation du pool de remplacement AMA en fonction des besoins et des priorités de continuité de service. Animer un réseau d’AMA référents afin de favoriser le partage des pratiques et l’identification des difficultés.
1.2 Harmonisation et modernisation des pratiques AMA
Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et formuler des préconisations opérationnelles. Contribuer, avec la Direction des opérations, à l’harmonisation des pratiques : accueil, gestion des rendez-vous, circuits des courriers, comptes rendus, priorisation des sollicitations et continuité de service. Accompagner le déploiement et l’appropriation des outils numériques, notamment ALOE, en lien avec les services, la DSI et les référents métiers. Participer aux travaux relatifs à la transcription, la validation, la diffusion et l’envoi des documents médicaux. Identifier les difficultés organisationnelles, proposer des solutions adaptées et contribuer à l'élaboration de procédures communes garantissant la qualité, les délais et la continuité des activités.
1.3 Accompagnement du maintien dans l'emploi
Contribuer au maintien dans l'emploi des agents en lien avec la DRH, la santé au travail, la prévention des risques professionnels, la formation continue, le service social et l'encadrement. Participer à la recherche de solutions pour les agents en restriction d'aptitude, en reprise après un arrêt prolongé, en inaptitude ou en préparation au reclassement. Coordonner le parcours d'accompagnement, organiser et évaluer les immersions professionnelles, assurer la traçabilité des démarches et contribuer à l'identification de postes compatibles avec les préconisations médicales, sans se substituer aux compétences du médecin du travail ni de l'autorité RH.
2. Missions ponctuelles
Assurer la continuité de la coordination sur le périmètre Saint-Louis, Lariboisière et Fernand-Widal selon les nécessités de service. Participer aux groupes de travail GHU ou AP-HP relatifs aux secrétariats médicaux, aux outils numériques, aux parcours patients et au maintien dans l'emploi. Contribuer à la préparation des éléments d'aide à la décision et de réponse de la DRH sur les sujets relevant de la filière AMA, de l'organisation des secrétariats, des outils métiers et du maintien dans l'emploi.