CRR16 - SECRÉTAIRE - H/F - Métropole Toulon Provence Méditérannée
Référence : O083240409001063
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : TOULON
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Suivi et traitement des demandes et dossiers de la direction (directeur, directeur adjoint et service des études).
- Traitement et suivi des courriers et attestations de scolarité.
- Suivi, planification, compte-rendu des réunions.
- Tri, classement et archivage de documents.
A l'échelle des 11 sites :
- Assure le traitement et le suivi des courriers ainsi que des appels téléphoniques concernant le service des études du CRR de TPM : correspondance extérieure de parents, d'élèves ... en lien avec les conseillers aux études, le directeur adjoint pédagogique et le directeur,
- Gestion et suivi des dossiers concernant l'Education Nationale et l'Enseignement Supérieur ; participation à la rédaction des documents contractuels, auprès du directeur adjoint
- Assure le lien avec les équipes pédagogiques, traite leurs demandes,
- Aide aux saisies pédagogiques dans leur progiciel de la scolarité de l'établissement,
- Participe à la mise en ½uvre des activités du rétro-planning annuel,
- Applique et optimise les procédures et les outils méthodologiques,
- Participe à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques,
- Participe à la mise en ½uvre du projet d'établissement, du règlement intérieur et du règlement des études (màj)
- Assure le suivi du parcours artistique des élèves de l'ensemble des sites du conservatoire TPM (cohérence des parcours, des demandes, ...) en étroite collaboration avec les conseillers aux études et les membres de la direction,
- Participe à l'organisation et au suivi des modalités d'entrée et de sortie du conservatoire TPM (concours, examens, évaluations, ...)
Autres activités possibles : réception des appels téléphoniques et gestion de l'agenda du directeur adjoint.
Profil recherché
Les « savoirs » :
- Connaissances du règlement des études, du règlement intérieur et de leur application,
- Connaissance de l'environnement artistique d'un établissement classé dans le réseau national des CRR,
- Connaissance liée aux spécificités d'un établissement d'enseignement artistique spécialisé,
- Maîtrise de recherche d'informations, de gestion de planning,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Maîtrise de l'application du progiciel iMuse,
- Connaissance de l'environnement institutionnel (ex : statuts, règlements intérieurs, procédures internes, ...),
- Connaissance des procédures administratives et des techniques de communication de gestion de l'accueil du public,
- Connaissance des règlementations en matière d'hygiène et de sécurité et législation du travail.
Les « savoir-faire » :
- Maîtrise les règles de rédaction,
- Mettre en ½uvre les procédures existantes et savoir faire des propositions, des ajustements le cas échéant,
- Participer à l'organisation de la scolarité générale de l'établissement,
- S'adapter au travail en équipe : difficultés liées à la nécessité de s'organiser en amont en vue des périodes à très forte charge de travail, d'établir une relation de confiance, de communiquer et de coopérer entre collègues.
- Savoir rendre compte et être force de propositions
Les « savoir-être » :
- Discrétion, respect de la confidentialité et sens du service public (adaptabilité, continuité, ...),
- Assiduité, forte motivation et forte capacité de travail,
- Gérer le stress lié à la surcharge de travail en périodes d'activités intenses (préparation et gestion de la rentrée, préparation et gestion de la fin de l'année scolaire),
- Sens de l'écoute et du travail en équipe
- Capacité à travailler de manière transversale avec l'ensemble des partenaires et services du conservatoire,
- Sens de l'organisation et méthodologie de travail dans la hiérarchisation des tâches,
- Savoir travailler en autonomie et prendre des initiatives .
À propos de l'offre
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Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr.
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
