Gestionnaire administratif courrier et archives
Référence : MINT_BA075ATC-123675
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France
- Localisation : Prefecture d'ïle-de-France- Préfecture de Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Au sein du Bureau des Relations Usagers (BRU), le/la Gestionnaire administratif courrier et archives exercera l'essentiel de ses missions au sein de la section "courrier et accueil du public" et de la section " Section Archives, Inventaire et Numérisation".
Selon les besoins, il/elle peut être amené(e) à apporter son soutien de manière ponctuelle dans les autres sections du BRU, notamment les sections accueil du public et standard.
Section courrier et accueil du public :
- Trier et distribuer le courrier "arrivée"
- Enregistrer le courrier recommandé dans une application
- Analyser, pré-attribuer et enregistrer (numériser) le courrier réservé
- Affranchir le courrier "départ"
- Recevoir et tamponnner les actes au titre du contrôle de légalité
- Accuser réception des courriers et courriels usagers dans le cadre de la démarche "Qual-e-Pref"
Section Archives, Inventaire et Numérisation :
- Maitriser la réglementation des archives et des normes archivistiques (circulaires SIAF, tableaux de gestion, etc).
- Maitriser les concepts archivistiques : procédures de versement et de destruction.
- Appuyer les services dans la tâche d’archivage (méthode et accompagnement) tout au long du cycle de vie des archives : archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives.
- Assurer le maintien d’une politique d’archivage dans les services.
- Réaliser l’inventaire du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l’immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC en appui avec la cheffe de section.
votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du Bureau des relations aux usagers (BRU) et du bureau des affaires administratives et financières (BAAF).
Composition et effectifs du service :
Le SGSO est composé de 80 agents
Le BRU est composé de 26 agents
- Liaisons hiérarchiques :
Le chef de la section courrier
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU)
Liaisons fonctionnelles :
La cheffe de la section Archives, Inventaire et Numérisation
Profil recherché
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau pratique requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser: niveau pratique à acquérir
Savoir appliquer la réglementation: niveau pratique requis
Savoir-être
savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
savoir communiquer: niveau maîtrise requis
Mettre ses compétences au service de l'intérêt général
Un collectif engagé, diversifié et au service de l’intérêt général
Travailler à la Préfecture de la région Île-de-France, Préfecture de Paris, c’est rejoindre des agents investis, issus d’horizons variés, unis par une mission commune : servir le public et accompagner les grandes transformations de l’action de l’État. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, au contact de projets d’envergure nationale et régionale, en lien direct avec les territoires et les citoyens.
Qui sommes-nous ?
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.
- Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
- Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
- Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
- Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
- Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
- Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
À propos de l'offre
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Préfecture d'Ile-de-France- Préfecture de Paris
5 rue Leblanc 75015 PARIS
Accès métro ligne 8 Station Lourmel ou Balard
RER C arrêt Pont du Garigliano
La préfecture de région dispose d'un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo
Rechargement de voitures électriques dans le parking
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Qui contacter:
Mme. Magali MASSA, cheffe du SGSO : magali.massa@paris.gouv.fr
Mme Magali GRETTEAU, cheffe du service des ressources humaines : magalie.gretteau@paris.gouv.fr
Mme Ikbale QAOUSS, adjointe à la cheffe du BRU : ikbale.qaouss@par
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à l'adresse:
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Spécificités du poste:
Déplacements réguliers vers la DRAC IDF
- Déplacements ponctuels vers les sites de la DRIEETS, de Noirmoutiers, et des UDAP d'Ile-de-France
- Disponibilité, réactivité, discrétion, polyvalence, flexibilité horaire -
Titre III du Livre III du code général de la fonction publique
2° de l'article L332-2 -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
