Gestionnaire administratif et financier

• Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d’offres. 

La mission s’effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service. 

Activités principales 

Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu’à la facturation et jusqu’au compte-rendu final (bilan) 

• suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extracomptable du dispositif, gérer la boite mail 

• assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants 

• consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction 

• contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s) 

• valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS –CHORUS…) 

• à partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2 

• saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur 

• conseiller les opérateurs concernant la facturation 

• relancer les opérateurs qui n’ont pas facturés 

• contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs ainsi qu’à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP 

• participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres 

• assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP 

• archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers.