Gestionnaire administratif et pédagogique pour les scolarités ou secrétariats pédagogiques
Référence : 2026-2271909
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Bourgogne Europe (UBE)
Université Bourgogne Europe (UBE) - Localisation : Campus universitaire, Dijon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) durant leur cycle de formation depuis la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme,
- Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers…)
La part d’exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d’étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
- Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l’année
- Accompagner les enseignants dans la mise en œuvre de leur formation
- Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, MonMaster, Etudes en France, Erasmus…) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis…
- Participer au processus des inscriptions administratives
- Gérer les inscriptions pédagogiques
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année
- Assurer la préparation et la modélisation de l'offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, AMETYS, outil de référentiel de l’offre de formation…)
- Construire et mettre à jour l’emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique
- Constituer et suivre les groupes de TD et TP
- Assurer la gestion administrative des conventions de stages
- Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets
- Collecter et saisir les notes
- Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif
- Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)
- Gérer les archives
Missions et activités secondaires
- Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l’élaboration, la diffusion et l’analyse d’enquêtes
- Participer à l’organisation d’actions de communication et d’information (journées « Portes Ouvertes » …)
- Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections…)
- Assurer le secrétariat d’un département :
- Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique),
- Suivre les commandes
Profil recherché
Notre profil idéal :
Niveau Bac
Savoir-faire technique et méthodologique
- Maîtrise des outils bureautiques indispensable
- Capacité à s’adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels
- Maîtrise de l’orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles
Savoir-Être
- Savoir prioriser
- Savoir se situer et s’adapter à une organisation (travail en équipe)
- Savoir partager l’information et rendre compte
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d’implication
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
- Avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner apprenants et enseignants : savoir écouter et communiquer de façon claire et concise et faire preuve de pédagogie
- Savoir appliquer les procédures et les règles
Une expérience en secrétariat scolarité est un plus. Un parcours de formations aux logiciels métier est organisé sur les premiers mois de la prise de fonctions
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
- CDD 1 an, renouvelable
- Temps complet
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération : 1 826,35 € brut mensuel
CANDIDATURES
- Date limite de réception des candidatures : 04 juin 2026
- Les personnes retenues seront convoquées par mail à partir du 10 juin pour un entretien fin juin, début juillet
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Cf notre profil idéal
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Site Internet de l'Université Bourgogne Europe (UBE)
Descriptif du service
Vous travaillez dans un service de scolarité ou un secrétariat pédagogique de l’une ou l’autre des 8 Unités de Formation et de Recherche (UFR), 8 instituts ou école.
Ces services gèrent l’administratif et le suivi pédagogique des formations, accompagnent et informent les étudiants de l’inscription à la diplomation, et contribuent, avec les équipes pédagogiques et autres services, à la mise en œuvre des dispositifs réglementaires liés à la scolarité, aux examens et à l’organisation des formations.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
