Gestionnaire administratif.ve de formations - F/H
Référence : 2026-2167236
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1855.79 € brut / mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Intégré à une équipe à taille humaine composée de trois gestionnaires et placé sous l’autorité de la direction de l’ILF, le poste contribue activement au bon fonctionnement administratif des formations, en formation initiale comme en formation continue. Il s’agit d’un rôle central, au contact quotidien des personnels, de l’équipe enseignante et des usagers, qui implique accueil, information et orientation, ainsi qu’une gestion rigoureuse des échanges écrits et des outils de communication.
Le poste participe à la diffusion et à la mise à jour des informations relatives aux formations et accompagne les activités de scolarité, depuis le suivi des candidatures jusqu’à l’organisation des emplois du temps et des examens. Il prend également part à la vie scientifique de l’Institut et de l’UMR DICE en contribuant à l’organisation matérielle et logistique de manifestations telles que colloques, séminaires ou journées d’étude.
La mission inclut par ailleurs le suivi administratif de l’équipe enseignante « vacataires », la préparation des déplacements et séjours des invités extérieurs en lien avec la gestion financière, ainsi que la gestion des conventions de stage. Elle repose sur un travail soigné de saisie, de mise à jour et de transmission de données et de documents, complété par des activités de classement et d’archivage, garantes de la fiabilité et de la continuité du service.
Ce poste offre ainsi l’opportunité de s’inscrire pleinement dans un environnement universitaire stimulant, au croisement des enjeux pédagogiques, administratifs et scientifiques, au sein d’une équipe engagée et collaborative.
Profil recherché
Rejoignez-nous si vous souhaitez mettre vos compétences au service d’un environnement universitaire dynamique et porteur de sens, et si vous appréciez les missions administratives qui allient rigueur, polyvalence et relations humaines. Vous disposez idéalement d’une bonne compréhension du fonctionnement des universités ou, à défaut, d’un réel intérêt pour leur organisation et leurs missions de service public.
À l’aise avec les techniques de secrétariat, vous savez gérer avec méthode les courriers, les courriels et l’archivage, tout en utilisant efficacement les outils bureautiques courants et les ressources numériques. Vous évoluez sans difficulté dans des environnements dématérialisés et maîtrisez les plateformes de gestion ainsi que les outils informatiques nécessaires au suivi administratif des activités.
Votre pratique de la gestion administrative vous permet de traiter les dossiers avec fiabilité, d’organiser le classement et la conservation des documents et informations, et de respecter les procédures administratives et réglementaires en vigueur. Vous savez saisir et actualiser des données avec précision et rendre compte de votre activité de manière claire et structurée.
Doté.e d’un sens aigu du service public, vous faites preuve de rigueur, de maîtrise de soi et d’efficacité dans votre travail quotidien. Vous savez travailler de manière autonome tout en vous inscrivant dans une dynamique collective. Vos qualités relationnelles vous permettent de vous adapter à des interlocuteurs variés, qu’il s’agisse d’étudiantes et étudiants, d’enseignants, de partenaires ou de structures extérieures. Disponible, discret et attentif à la confidentialité des informations traitées, vous êtes également en mesure de gérer les priorités et les situations urgentes avec discernement et professionnalisme.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Au sein de la Faculté de droit et de science politique d’Aix-Marseille Université, qui accueille chaque année près de 10 000 étudiantes et étudiants répartis sur les sites d’Aix-en-Provence, Marseille et Arles, l’Institut Louis Favoreu (ILF) joue un rôle essentiel dans la vie pédagogique et scientifique de l’établissement. Inséré dans une organisation structurée autour de services d’appui, d’instituts facultaires et d’unités de recherche, l’ILF évolue dans un environnement dynamique, propice à la transmission des savoirs, à l’apprentissage et à la production de connaissances.
À propos de l'offre
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Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Gestionnaire de scolarité
