Gestionnaire des conventions de stage (H/F)
Référence : 2026-2362177
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bordeaux INP
- Localisation : Avenue des Facultés 33405 Talence Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels A partir de 22 404€/an brut € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités
Les missions principales liées au poste sont la gestion des conventions de stage et une entraide ponctuelle sur les activités de scolarité. Dans ce cadre, voici vos missions :
Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure ;
- Assurer la gestion des conventions de stage ;
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser ;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ;
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
- Classer et archiver des documents.
Activités spécifiques :
- Réaliser et assurer le suivi des conventions de stage ;
- Assurer une veille réglementaire, contrôler les informations saisies par l'élève, les modifier si nécessaire, contrôler l'adéquation avec la législation ;
- Transmettre aux entreprises la procédure d'affichage des offres de stage sous JobTeaser ;
- Apporter une entraide ponctuelle sur des activités spécifiques de scolarité en fonction de son activité ;
- Gérer les confidentialités des informations et des données ;
- Savoir travailler dans l'urgence.
Profil recherché
Connaissances
- Avoir des qualités humaines nécessaires à l'accueil du public
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Respecter la règlementation et les procédures applicables au domaine
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Faire preuve de disponibilité : étudiants, enseignants, collègues, partenaires
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Travailler en équipe
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir garder son calme en toutes circonstances
Compétences comportementales
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Bordeaux INP est un Établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d’un grand établissement. Fédérateur des écoles d’ingénieurs en Nouvelle-Aquitaine, il propose une offre de formation scientifique et technique de haut niveau adossée à une recherche d’excellence et à une forte capacité à produire et à transférer l’innovation. Bordeaux INP regroupe 6 écoles d'ingénieurs publiques, une classe préparatoire intégrée « La Prépa des INP » et un incubateur étudiant « INPulse ».
Descriptif du service
L’ENSEIRB-MATMECA est l’une des 6 écoles d’ingénieurs de Bordeaux INP. Elle compte près de 1200 étudiants, 90 personnels enseignants et enseignants-chercheurs, 25 personnels administratifs et techniques. Pour assurer ses missions, l’école s’appuie sur plus de 190 personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, personnels administratifs et techniques) et près de 400 vacataires issus du monde académique et industriel.
Contexte et environnement de travail
Il s’agit de contrôler systématiquement les informations saisies par les élèves et d’apporter les modifications nécessaires, avant édition des conventions de stage.
Certains stages se déroulant à l’étranger, il est nécessaire de détenir un niveau d’expression suffisant en anglais, afin de pouvoir échanger avec les interlocuteurs et suivre une conversation.
Le nombre de conventions à traiter est d’environ 850 par an.
Les périodes de préparation des départs en stage des élèves entraînent forcément des pics d’activité, et la gestion d’un important flux de mails.
La préparation, puis le suivi des conventions de stage, s’accompagnent de la gestion de nombreuses situations particulières : annulation de convention, rédaction d’avenant, prise en charge de conventions propres à l’entreprise, prise en charge de stages en laboratoire.
À propos de l'offre
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CDD de 3 mois
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Amplitude horaire importante éventuelle
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de formation
