Gestionnaire des Ecoles Doctorales
Référence : 2026-2232037
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Tours
Université de Tours Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) - Localisation : Tours
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires grilles indiciaires des personnels ITRF
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission principale :
Assurer la gestion administrative des Écoles Doctorales (ED) en binôme et sous la responsabilité de la responsable administrative des Écoles Doctorales, dans le cadre des objectifs fixés par les directions des ED et dans le respect des textes réglementaires.
Réaliser des opérations de gestion courante liées aux écoles doctorales :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des doctorants et des directeurs de thèse (information, conseil et orientation),
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement des ED,
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte-rendu, procédures, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser,
- Gérer les informations relatives aux Écoles Doctorales sur le site Internet du collège doctoral,
- Saisir et mettre à jour des bases de données ou des tableaux de suivi dédiées à la gestion des écoles doctorales : ADUM, SAGHE, EXCEL.
Périmètre d'activités :
- Suivre et gérer la logistique de plusieurs axes de formation doctorale dans l’outil ADUM : échanges avec le formateur, saisie des fiches, réservation de salles et matériels, information des doctorants, constitution des groupes, validation des inscrits, convocations, constitution liste complémentaire, générer les listes d’émargement, récupérer ces fiches, saisir les crédits doctoraux, générer les attestations, mise en paiement des heures des intervenants, analyse et bilan des formations.
- Suivre et gérer les dossiers des auditions de recrutement des doctorants, des crédits doctoraux, des aides à la publication, aide à l'organisation des journées des ED.
- Participer aux bureaux des écoles doctorales de son périmètre.
- Suivre le budget commun des écoles doctorales et entre autres établir les demandes d'achat sous sifac+. Exercer un suivi simple par catégorie de dépense, conseiller, alerter la direction des ED.
- Traiter des données statistiques : réponse à l’enquête ministérielle annuelle sur les éléments entrant dans le champ de compétences.
- Participer activement aux évènements organisés par le pôle des écoles doctorales comme les journées de rentrée des ED, les auditions ; et plus de manière plus ponctuelle aux évènements du service
Profil recherché
Connaissances
- Environnement de l’établissement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication écrite et orale
- Règlements intérieurs des Écoles doctorales
Compétences opérationnelles
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe (service de 12 personnes au sein d’une direction composée de 5 services)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADUM, SIFAC+, SAGHE
- Utiliser les outils bureautiques et de communication : suite OFFICE, zimbra, Teams, UTBOX, PAL, Evento
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Sens de l'accueil (différents types de public)
- Réactivité
- Sens relationnel (interface avec différents services)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire.
Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.
L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.
Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.
Ce poste, comme tous les postes de notre université, est ouvert aux candidats et candidates en situation de handicap.
À propos de l'offre
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Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter veronica.serrano[@]univ-tours.fr
Dossier de candidature : CV (sans photo) et lettre de motivation
Pour les titulaires : dernier arrêté de situation professionnelle, dernier entretien professionnel et un entretien professionnel des années précédentes au choix de l'agent
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Contraintes Particulières :
Pics d'activité
Travail sur écran important
Remplacement de son binôme en cas d'absence
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Susceptible d'être vacant à partir du 02/11/2026
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Gestionnaire de scolarité
