Gestionnaire formation et concours - Direction des Ressources Humaines

Vous êtes « Gestionnaire formation et concours (adjoint administratif) », un poste dans ce grade est vacant aux Hôpitaux Paris Est Val de Marne (site de Saint-Maurice : 12/14 Rue du Val d’Osne, 94410 Saint-Maurice et site les Murets 17 rue du Général Leclerc 94510 La-Queue-en-Brie).
Il est à pourvoir au service formation de la Direction des Ressources Humaines
Directeur : Jérôme HUC

Définition du poste :

Le gestionnaire formation et concours assure, sous la houlette de la responsable formation, la gestion du centre de formation : réponses aux courriers adressés au centre, établissement des devis et de la facturation des actions de formation, gestion des formateurs, recensement auprès des pôles des actions de formation réalisées par les agents de l’établissement susceptibles d’être ouvertes à l’extérieur de l’hôpital, rédaction et mise à jour du catalogue des formations et de la page dédiée sur le site Internet des HPEVM, réalisation d’actions de communication. Il a également en charge, sous la responsabilité, du DRH, de l’attachée d’administration en charge des carrières et de la responsable formation, du déploiement et de l’organisation des concours décidés par l’AIPN.

Activités principales :

Pour le centre de formation :
-Accueil, orientation et information aux personnes concernant les formations proposées par le centre de formation des HPEVM;
-Réservation, préparation logistique, ouverture/fermeture des salles de formation ;
-Accueil des participants et des formateurs (accueil physique et en distantiel);
-Réception, traitement des courriers, inscriptions, renseignements, dossiers, ou tout document en lien avec le centre de formation (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage);
-Suivi des statistiques, du bilan des formations, renseignement des indicateurs pédagogiques et financiers du centre de formation;
-Suivi et mise à jour des dossiers de formation;
-Facturation et suivi des prestations réalisées : émission d’avis des sommes à payer, relance factures, paiement des prestations : formateurs, autre prestataires, etc…
-Renseignement et suivi des critères qualité liés au centre de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc…) ;
-Renseignement, suivi, mise à jour des données formation sur les logiciels informatiques (Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power Point, TEAMS, ZOOM……).


Pour les concours :
-Organisation administrative et logistique des concours décidés par l’AIPN ;
-Préparer les avis et décisions relatifs aux concours organisés et affichage en fonction (de l’avis d’ouverture à la nomination des lauréats);
-Réception et vérification de la complétude des dossiers de candidature ;
-Convocations des membres du jury et des candidats ;
-Transmission des dossiers aux membres du jury;
-Organisation logistique des épreuves : réservation de salles, etc…
-Préparation des PV ; Communication des résultats