Gestionnaire service des finances, achats, immobilier et logistique

Vos activités principales
Gestion des inventaires :
- Réaliser les inventaires physiques périodiques et en assurer le suivi (services, résidences, objets d’art) ;
- Gérer les procédures liées aux entrées et sorties d’inventaire ;
- Mettre à jour les bases de données et notamment le logiciel Téléinv ;
 
Suivi des archives :
- Organiser le classement et la conservation des documents ;
- Assurer le respect des durées légales de conservation ;
- Préparer les versements aux archives (notamment aux Archives départementales) en lien avec les services ;
- Mettre en œuvre les procédures d’archivage ;
- Appuyer et conseiller les services bénéficiaires sur la méthodologie et la réglementation de l’archivage. En tant que gestionnaire des archives, vous êtes en effet le référent privilégié des services sur le sujet de l’archivage.
 
Binôme courrier :
- Assurer la suppléance du titulaire du bureau du courrier  : réception et tri du courrier postal de la préfecture et des DDI, transmission du courrier sur site de la DDT, effectuer des navettes 2 fois par semaine auprès de 2 administrations locales, affranchissement du courrier, gestion de la boîte mail fonctionnelle du courrier, suivi du stock des consommables courrier (recommandés, suivis, colissimo)
- Assurer la suppléance du titulaire de l’accueil à la DDT (uniquement matin)

Missions transversales :
- Appui au responsable de la section sur les tâches administratives- mise en forme de documents, rédactions de procédures ou mails, prises de contacts téléphoniques et prises de rendez-vous, …
- Référent reprographie : appui aux services de la préfecture pour la reprographie de documents (cartes de visites,…), accompagnement à l’utilisation des outils de reprographie (thermo-colleuse, massico,…) et intervention technique de premier niveau sur les copieurs si besoin
- Appui à l’équipe logistique en cas de besoin
- Apporter en cas de besoin un appui à l’équipe logistique pour de petites opérations (mise en place de salles de réunion, petits déplacements/achats chez divers fournisseurs locaux, ...)
La polyvalence est nécessaire au sein du service ; en fonction des nécessités de service, d’autres missions pourraient vous être confiées.

Votre environnement professionnel
 Activités du service :
Le service des finances, achats, immobilier et logistique est en charge de l’appui matériel à l’ensemble des agents de la Préfecture, des DDI et du SGC. Ainsi il est en charge de l’accueil du public et des entreprises sur les 2 sites (Préfecture/DDETSPP et DDT), du courrier, de la gestion du parc automobile, des fournitures, du mobilier, de l’inventaire et des archives. Le service est également en charge de l’entretien et de la maintenance des bâtiments et des espaces extérieurs des sites en gestion.
Le service met en œuvre des procédures mutualisées entre les 3 services (Préfecture et DDI) en lien avec la direction de ces services et les référents de proximité.