Officier d'état civil délégué - LORRAIN

Référence : O972260717001774

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Le Lorrain
Domaine : Relation à l'usager
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 15/09/2026

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Placé(e) sous l'autorité du Responsable du service à la population, l'assistant(e) de gestion administrative assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/elle prépare et organise les scrutins et met à jour la liste électorale, et assure la gestion administrative des dossiers.

Activités :

• Réceptionner les demandes pour inscriptions sur la liste électorale
• Établir et actualiser les listes électorales
• Contribuer à la définition de l’organisation des bureaux de vote
• Participer au contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement)
• Participer à la préparation des réunions de commissions de contrôle chargées de la mise à jour des listes électorales
• Réceptionner les demandes de recensement militaire
• Gérer les appels téléphoniques
• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Traiter les courriers et les demandes en ligne (COMEDEC)
• Délivrer des autorisations (fermeture de cercueils, permis d’inhumer, transports de corps…)
• Apprécier les certificats médicaux en cas de décès
• Délivrer sur place des documents administratifs à renseigner par l’usager (certificat de résidence, de sépulture, attestation d’hébergement…)
• Instruire les demandes de cartes d’identité et passeports et les délivrer sur place et à domicile
• Réceptionner et enregistrer les demandes de livrets de famille
• Assister l’élu dans les célébrations de mariage
• Traiter et remettre des dossiers de demandes de titre d’identité (passeport et CNI) sur place et à domicile
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ou documents d’état civil
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances (tribunal, Préfecture, notaire, autres collectivités)
• Participer à la répartition et à la planification des activités en fonction des contraintes du service
• Suivre et contrôler les activités des agents
• Repérer les dysfonctionnements et les signaler
• Apporter une aide technique et méthodologique aux agents
• Prioriser et hiérarchiser les interventions
• Organiser la diffusion de l'information au sein du service

Profil recherché

Connaissances requises :

• Information générale relative à l'état civil (IGREC)
• Conventions internationales sur la délivrance des actes
• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
• Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
• Progiciel de gestion de l'état civil
• Notions de généalogie
• Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
• Droit des étrangers résidant sur le territoire
• Tenue des registres
• Tribunaux (TI, TGI)
• Techniques rédactionnelles administratives
• Logiciels dédiés
• Techniques d'accueil et de régulation
• Techniques d'écoute
• Techniques de management opérationnel
• Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
• Notion d'organisation de gestion du temps de travail
• Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord)
• Techniques d'animation et de résolution de conflits

Compétences requises :

• Organiser les scrutins
• Effectuer le recensement des jeunes
• Accueillir et informer le public
• Traiter les requêtes
• Rechercher et diffuser l’information
• Planifier, suivre, contrôler les activités du service
• Apporter une aide méthodologique aux collaborateurs
• Prioriser, hiérarchiser les interventions

Aptitudes requises :

• Sens du contact et de l’accueil
• Discrétion
• Dynamisme
• Réactivité
• Capacité d’écoute et qualités relationnelles
• Capacité de concentration
• Maîtrise de soi
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Organisation, méthode et rigueur
• Capacité d’initiative et autonomie dans l’accomplissement des missions
• Aptitude à prendre des décisions dans un cadre sécurisé
• Aptitude à en rendre compte
• Aptitude à argumenter et à défendre un propos, un positionnement
• Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face
• Respect du secret professionnel
• Respect du devoir de réserve
• Respect du devoir de discrétion
• Capacité à représenter et valoriser l’image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude

Qui sommes-nous ?

La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.

La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

  • Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
    Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
    Un curriculum vitae à jour.
    Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

  • Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

  • Vacant à partir du 15/09/2026

  • Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres

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