PREF13 SP ISTRES-Assistant(e) de la Secrétaire Générale, Responsable de la CRA
Référence : MINT_BA013ATB-123765
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture des Bouches du Rhône
- Localisation : Istres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP: 3
Vos activités principales :
Assurer l'assistance de la Secrétaire Générale dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités administratives. Coordonner la Cellule Ressources et Appui (CRA) afin de garantir le bon fonctionnement des moyens administratifs, logistiques et matériels nécessaires à l'activité de la structure.
Assistance à la Secrétaire Générale dont :
Gestion RH de proximité : suivi des arrêts maladies, accident de travail, recrutements, dossiers vacataires, alternants, IHTS, plannings des congés et du standard, médecine du travail...
Suivi logiciel absences et congés CASPER
Mis à jour organigrammes et tableaux de suivi RH
Appui aux agents sur difficultés liées à la rémunération, mutuelle…
Suivi des coupons restauration en lien avec l’action sociale
Suivi de la qualité du service rendu aux usagers, en lien avec le SGC
Secrétariat de la SG : traitement de son agenda et des appels, préparation des réunions, invitations, rédaction de mails, notes et courriers, constitution de dossiers
Gestion de la Cellule Ressources et Appui dont :
Coordonner les activités de la cellule (accueil, chauffeur, logistique, entretien, livraison, achats...)
Organiser la gestion administrative et documentaire
Superviser la gestion des fournitures, équipements et consommables
Veiller à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et infrastructures du site
Participer à la préparation et au suivi des marchés
Assurer le suivi des prestations de services en lien avec le SPIL pour les SF
Élaborer des tableaux de bord, suivi et comptes rendus de travaux
Suivi des marchés sur RESANA
Réalisation des entretiens professionnels pour les agents concernés
Superviser le suivi des dépenses cartes achats
Coordonner la fonction de correspondant informatique
Veiller au bon suivi des OM et EF sur Chorus DT
Suivi des criblages pour intervenants sur site
Appui administratif et organisationnel dont :
Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures administratives internes (consignes aux agents)
Assurer le classement physique et numérique des documents
Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne (aménagement des bureaux, des espaces, du réfectoire, fonctionnement au quotidien, manifestation et moment de convivialité...)
Assurer l’intérim du secrétariat du sous-préfet en l’absence de sa secrétaire
Votre environnement professionnel:
Activités du service:
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture (ressources humaines, budget, informatique, travaux, logistique, courrier, standard, déplacements), soit l'ensemble des fonctions-supports.
Composition et effectifs du service:
1 agent de catégorie B
4 agents de Catégorie C
Liaisons hiérarchiques :
La Secrétaire Générale et le Sous-Préfet d’Istres
Liaisons fonctionnelles:
Les agents, les prestataires extérieures, la préfecture
Profil recherché
Connaissances techniques:
- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
- Avoir des compétences juridiques niveau pratique requis
- Avoir des compétences en informatique-bureautique maîtrise pratique requis
Savoir-faire:
- Savoir analyser niveau maîtrise requis
- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser niveau expert requis
- Savoir appliquer la réglementation niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe niveau expert requis
Savoir-être:
- Savoir s'adapter niveau expert requis
- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir niveau maîtrise requis
- Être discret, rigoureux et réactif niveau maîtrise requis
- Avoir l'esprit d'anticipation niveau maîtrise requis
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives:
Poste sensible qui permettra à l’agent de conforter ses compétences en management et de coordination d’une équipe pluridisciplinaire.
À propos de l'offre
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Localisation administrative et géographique / Affectation:
Sous-préfecture d'Istres, avenue des Bolles
13800 ISTRES
Cellule Ressources et Appui (CRA) -
Qui contacter?
Pour les informations relatives au poste:
La Secrétaire Générale: tél 04 42 86 57 10
nesrin.yilmaz@bouches-du-rhone.gouv.fr
Pour les informations relatives à la procédure de recrutement:
sgc-srh-mobilite@bouches-du-rhone.gouv.fr
Lien vers le formulaire de mobilité :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Assistante / Assistant de direction
