Référent accueil et administratif du service autonomie à domicile (h/f)

Vous rejoindrez le groupe accompagnement à domicile de la Direction Vie des Seniors et Autonomie, qui assure le maintien à domicile qualitatif des niçois âgés rencontrant une perte d’autonomie. Le SAD propose un accompagnement médico-social et des soins à domicile coordonnées favorisant la santé et le bien être des séniors ayant fait le choix de se maintenir à domicile à l’aide des différentes prestations d’aide et de soins proposées par le service.
Chaque jour, vous assurerez l’accueil, l’information et l’orientation du public, le suivi administratif du service, ainsi que la gestion des prestations de bricolage et des dossiers d’impayés.

- Vous garantirez un accueil de qualité du public en assurant l’accueil physique du service, la gestion du standard téléphonique du SAD ainsi que le suivi des boîtes mails génériques ;
- Vous répondrez aux demandes du public, assurerez la transmission des informations et orienterez les usagers en fonction de leurs situations et des difficultés rencontrées ;
- Vous retranscrirez quotidiennement les motifs des appels reçus et assurerez leur enregistrement informatique dans le logiciel métier ;
- Vous assurerez le secrétariat de la direction du service en gérant l’envoi et le suivi des courriers via le logiciel métier ;
- Vous préparerez les dossiers administratifs ainsi que les lutins du soin et de l’aide à domicile en collaboration avec le Référent Soins du service ;
- Vous participerez à la gestion de l’archivage et au suivi du RGPD pour l’ensemble du service ;
- Vous contribuerez également à la préparation annuelle de l’Instance de Participation des Personnes Accompagnées ainsi qu’à l’élaboration du rapport d’activité, des documents de synthèse, des comptes rendus et des rapports ;
- Vous assurerez les missions administratives du service en gérant les commandes de fournitures et de matériel (bureautique, économat, atelier du livre, etc.) ;
- Vous organiserez, suivrez et assurerez la facturation des prestations de bricolage et de petits travaux à domicile ;
- Vous participerez également au suivi des impayés, notamment par la création des tiers, les relances, la mise à jour des tableaux de suivi et la transmission des signalements aux responsables concernés ;
- Vous apporterez enfin un soutien technique à la direction du service dans la gestion des demandes liées aux logiciels et outils transversaux ;
- Vous participerez aux réunions et temps de coordination du service et rédigerez les comptes rendus associés ;
- Vous contribuerez à la mise en œuvre de la démarche qualité sur le plan administratif et veillerez à la bonne utilisation des procédures et documents administratifs ;
- Vous pourrez également assurer le remplacement des référents administratifs en leur absence et participerez à toute mission nécessaire à la continuité du service public et à l’exercice des missions du CCAS.