Responsable de bureau de scolarité (REF 317)

Responsabilités :
Assurer la coordination administrative des activités de scolarité entre les 7 gestionnaires de scolarité de l’université et les secrétariats des 14 IFSI partenaires
Garantir la conformité des opérations de gestion aux réglementations universitaires et aux dispositions du référentiel de formation.
Veiller à la fiabilité, à la cohérence et à la sécurisation des données de scolarité.
Organiser et suivre les calendriers de gestion liés aux inscriptions, évaluations, jurys et diplomation.
Assurer un rôle de référent technique auprès des interlocuteurs des IFSI sur les procédures de scolarité.
Contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives et à l’amélioration continue des processus.
Missions principales :
Coordonner les opérations de scolarité (7 gestionnaires) avec les 14 IFSI partenaires et assurer l’interface entre les instituts et les services universitaires.
Animer le réseau des correspondants administratifs des IFSI et accompagner la mise en œuvre des procédures communes.
Planifier et suivre les campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques.
Coordonner la préparation des examens, des jurys et des opérations de diplomation.
Contrôler l’application des règles de gestion (ECTS, compensation, dispenses d’UE, AJAC, validations de parcours).
Assurer le suivi et le contrôle de la qualité des données de scolarité.
Produire des tableaux de bord, indicateurs d’activité et états de suivi destinés à la direction et aux responsables de formation.
Identifier les difficultés de gestion, proposer des actions correctives et contribuer à l’évolution des procédures.
Participer à la formalisation, à la diffusion et à la mise à jour des procédures administratives liées à la réforme.
Activités principales :
Organiser et coordonner les actes de gestion administratifs avec les référents des IFSI.
Assurer un contrôle de premier niveau sur les inscriptions, résultats et validations.
Suivre les échéances réglementaires et les calendriers de gestion.
Préparer les éléments nécessaires aux commissions pédagogiques, jurys et délivrance des diplômes.
Contrôler et consolider les données transmises par les partenaires.
Élaborer et mettre à jour des procédures, guides et outils de suivi.
Produire des statistiques, bilans et indicateurs de pilotage.
Assurer un appui technique et réglementaire auprès des gestionnaires des IFSI.
Participer à la conduite du changement liée à l’universitarisation de la formation infirmière.
Signaler les anomalies, proposer des solutions et assurer le suivi de leur mise en œuvre.
Former les personnels de scolarité