Responsable de bureau scolarité F/H
Référence : 2026-2435406
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix Marseille Université (amU) - Localisation : Campus Timone
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le poste consiste à manager une équipe de 4 personnes au sein du bureau 1er et 2ème cycles et à piloter l'ensemble du cursus des étudiants de médecine, de l'accompagnement administratif jusqu'à l'organisation des examens et concours nationaux. Il implique une forte coordination avec de nombreux interlocuteurs internes et externes (direction de l'école, enseignants, AP-HM, autres services), ainsi qu'un accompagnement du changement dans le cadre des réformes des formations de santé.
Activités principales
Manager hiérarchiquement une équipe de 4 personnes
Organiser et superviser l’ensemble de leurs missions/objectifs,
Mettre à leur disposition l’ensemble des outils, applications, procédures nécessaires à la réalisation de leurs missions
Les associer aux différentes phases de rédaction de procédures, projets et /ou réunions afin d’optimiser leur connaissance des enjeux et leur contribution, ainsi que dans le cadre de la modernisation de l’activité administrative la mise en place de nouveaux outils et applicatifs numériques
Leur permettre de faire évoluer leurs connaissances, compétences au titre de formations, le cas échéant, via notamment le plan de formation AMU.
Accompagner l’équipe aux changements dans le cadre des différentes réformes des formations de santé et en particulier la refonte de la première année PASS-LAS pour la rentrée 2027-2028
Piloter les process relevant du cursus étudiant :
Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mails…)
Mettre en œuvre les conditions pour le choix des stages des étudiants : localisation des postes, préparation du logiciel dédié (GSM) , suivi des choix des étudiants et retour des validations de stages, de la deuxième à la sixième année de Médecine ?
Organiser et préparer les examens facultaires : placement des étudiants, convocation, suivi des étudiants en situation de handicap, surveillance administrative des examens, en relation avec le service des examens.
Assurer le suivi des résultats de l’examen classant de première année (PASS et LAS) ainsi que les choix des étudiants.
Organiser les oraux de première année en relation avec le service des examens
Conduire et assurer l’organisation des Epreuves nationales (EN) conduisant à l’entrée dans le 3eme cycle des études médicales (écrits- EDN, oraux – ECOS, points de parcours) en relation avec le CNG (centre national de gestion)
Organiser l’emploi du temps des enseignements dirigés de 3eme année
Superviser le contrôle d’assiduité des étudiants pour les cours obligatoires
Activités secondaires
L’agent participe comme l’ensemble du personnel de l’UFR à l’organisation des examens des formations des Ecoles de SMPM, dont notamment l’examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé), les ECOS, les EDN, ainsi qu’à la tenue des bureaux de vote lors des élections.
Positionnement hiérarchique
Sous l’autorité de la cheffe du service de la scolarité.
Profil recherché
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement d’une université, ainsi que la réglementation applicable aux 1er et 2e cycles des études de médecine. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et les outils de scolarité, notamment APOGÉE et les logiciels de gestion des stages et de suivi des étudiants.
Vous avez une première expérience en management et coordination d'équipe.
Organisé·e, rigoureux·se et autonome, vous savez prioriser, gérer des activités multiples et respecter les échéances. Vous faites preuve de réactivité, de pédagogie et d’aisance relationnelle, tout en garantissant confidentialité et discrétion.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Localisation
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Responsable de service de scolarité
