Responsable de pole scolarité

1-   Pilotage scolarité

· Piloter les activités scolarité en lien avec les assistantes de formations, le chargé des outils numériques et processus scolarité, la cellule Apogée et le pôle stage :
o    Processus de candidatures et d’admissions, calendriers,
o    Inscriptions pédagogiques,
o    Conventions pédagogiques,
o    Circulaire des études et des examens, modalités d’évaluations
o    Mobilités étudiantes
o    Programmes gradués
o    Suivi des heures d’enseignement
o    Délivrance des documents aux usagers
o    Coordination des jurys
·     Contrôler la mise en application des règles et procédures édictées par le département MSO et l’Université
·     Piloter les dossiers de saisine en section disciplinaire en collaboration avec l’assistante de formation, l’assistante et la directrice du département
·     Assurer les collectes de données au sein du pôle en lien avec la responsable administrative du département (évaluations, habilitations, accréditations, statistiques, demandes spécifiques d’autres services de l’Université…)
·       Piloter administrativement la mise en place de nouveaux parcours ou programmes dans le pôle en lien avec les responsables pédagogiques.
2- Encadrement de l’équipe
·       Encadrer, animer et diriger l’équipe des assistants de formation et des chargé(e)s de mentions du pôle
·       Accueillir et organiser la logistique de la prise de poste et la formation des nouveaux arrivants, en mettant en place un mentorat de proximité quand c’est nécessaire
·       Gérer les horaires, congés, et le télétravail dans le respect de la politique RH
·       Conduire les entretiens professionnels, appliquer la politique de gestion des carrières et la politique indemnitaire de fin d’année dans le respect de la politique RH de l’établissement, en lien avec la responsable administrative du département
·       Accompagner les équipes dans leur parcours et leur évolution professionnelle
·       Participer au recrutement des agents du pôle en lien avec le responsable administratif du département.
·       Piloter la gestion des formations en cas d’absence d’un assistant de formation

3- Apprentissage
Être le référent des membres de son pôle en matière de suivi de l’apprentissage, en lien direct avec le CFA et avec la responsable administrative du département MSO :
·  Gestion des données entrantes et sortantes,
·   Accompagnement des assistantes en charge de formation en apprentissage et, en particulier, dans l’utilisation de l’outil Formalink,
·         Accompagnement des responsables de parcours pour l'application des règles régissant l'apprentissage au sein de leur parcours,
·         Mise en place et suivi des dossiers de demandes d’ouverture de formations en apprentissage.

4- Assurer la gestion administrative d’une formation

·  Gérer les aspects administratifs de la scolarité
·  Participer à l’organisation d’évènements
· Participer à la gestion financière