Responsable de secrétariat de direction
Référence : 2026-2340761
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
Centre pénitentiaire de la Seine-Saint-Denis - Localisation : Centre pénitentiaire de la Seine-Saint-Denis
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
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Nature du contrat
CDI
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RIFSEEP 2
Accueil téléphonique :
- Orientation des appels ;
- Prise de message ;
- Filtrage ;
- Renseignement intervenants extérieures.
Enregistrement/diffusion :
- Enregistrement des courriers direction arrivée et départ ;
- Enregistrement et diffusion des notes de services internes ;
- Enregistrement et diffusion des protocoles
- Gestion de l’archivage court des productions internes et des correspondances.
Travaux dactylographiques :
- Participation aux réunions de service ;
- Enregistrement et répartition du courrier ;
- Réception, enregistrement et transmission des arrêts maladie ;
- Gestion planning direction ;
- Prise de rendez-vous/visites ;
- Comptes-rendus réunions ;
- Rédaction notes de service ;
- Conception et diffusion des astreintes ;
- Effectuer les demandes de casier judiciaire (B2) ;
- Conception de formulaires ;
- Gestion des Accès ;
- Gestion planning des salles de réunion ;
- Délégation de signature ;
- Point d’accès au droit ;
- Gestion de la base documentaire ;
- Création de badge d’accès agents/intervenants ;
- Organisation des cérémonies (installation CE, mise à l’honneur des personnels) ;
- Participation au conseil d’évaluation ;
- Organisation des prestations de serment ;
- Autres tâches :
· Toutes autres tâches demandées par la hiérarchie
Profil recherché
Vos principales compétences à mettre en œuvre
Connaissances
Savoir-faire
Informatique (word, excel, etc.)
Organiser le service
Fonction publique
Manager une équipe
Instruire un dossier
Rédiger, savoir lire et interpréter les demandes adressées au secrétariat
Hiérarchiser, anticiper, et organiser son travail
Communiquer
Savoir-être
Alerter la direction en cas de problème
Discrétion
Communiquer à l’écrit et à l’oral
Réactivité
Être rigoureux, méthodique, ponctuel
Sens des responsabilités
Loyauté
Organisé
Disponibilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
- Le Centre pénitentiaire de la Seine-Saint-Denis emploie plus de 300 agents sur des métiers administratifs, de surveillance, d'appui à la réinsertion... dans un environnement de travail unique et exigeant.
Descriptif du service
Le/la responsable de direction est placé(e) sous l’autorité directe du chef d’établissement et de son adjointe. Il répond, dans le cadre de ses fonctions, aux sollicitations de l’équipe de direction.
Le secrétariat de direction se compose actuellement de deux agents, et a vocation à s’agrandir dans le cadre de l’extension du centre pénitentiaire en 2028. Le secrétariat assure le relationnel sensible entre l’établissement et les différentes autres administrations et services de l’Etat. Il gère le suivi et l’archivage des notes de services internes et des différentes correspondances internes et externes. Le secrétariat est chargé d’alimenter la base documentaire de labellisation. Il gère l’agenda du directeur et de son adjointe, participe à l’organisation des différentes cérémonies, etc.
Le/la responsable du secrétariat organise l’activité du service et encadre l’équipe de secrétaires. Il fixe les objectifs, détermine les moyens, supervise l’activité et s’assure du respect des consignes et des délais.
Il est le garant du bon fonctionnement du service.
À propos de l'offre
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Organisation de travail : 36h20 hebdo / horaires libres avec plages minimales de présence - pas de télétravail
Congés : 25 CA + 8 jours de congé pour sujétion particulière + 5 jours RTT + de 0 à 2 jours « hors saison »
Restauration : Restaurant administratif « Mess » pour déjeuner à prix modique (3 à 6 €) du lundi au vendredi midi
Accessibilité en transport : RER B : Vert Galant ou Sevran Beaudottes puis Bus 619 – Maison d’arrêt (pass Navigo remboursé à 75% sur justificatifs)
Parking avec section réservée au personnel (grillage et accès par badge)
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- Vous travaillez dans une prison mais vous n’êtes pas amené(e) à croiser des détenus, car la zone de détention est bien distincte des bureaux administratifs.
- Vous ne pouvez pas apporter votre téléphone portable sur votre poste de travail. Si vous l’amenez, vous devez laisser votre téléphone portable dans un casier individuel fermé à clé à l’entrée de l’établissement pénitentiaire.
- Vous faites preuve d’une grande confidentialité sur l’ensemble des informations dont vous avez connaissance dans le cadre de vos fonctions.
- Vous êtes français ou étranger en possession d’un titre de séjour valable, en tout cas, sans aucune mention sur votre casier judiciaire.
- Vous êtes soumis(e) au statut des personnels pénitentiaires (décret n°66-874 du 21/11/1966)
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Vacant à partir du 01/03/2027
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Assistante / Assistant de direction
