Responsable du pôle appels d'offre

Résidence administrative : Rectorat de Normandie CAEN

Missions principales :

• Animation des équipes du pôle AO

   Encadrer les chargé(e)s de gestion administratif(ve) et financier(ère)

   Organiser et planifier l’activité du pôle

   Favoriser la transversalité et la coopération avec les pôles de l’IFPRA, de la DRFPIC et des co-traitants

   Gérer les urgences et aléas liés aux appels d’offres

   Adapter l’organisation et prioriser les actions

• Analyse des dossiers de consultation (DCE)

   Analyser le cahier des charges, les spécifications techniques, les conditions contractuelles et les critères d’évaluation en lien avec les équipes administratives.

   Elaborer une grille d’analyse exhaustive permettant une prise de décision rapide et stratégique quant au positionnement sur l’appel d’offres.

   Évaluer la faisabilité et la pertinence d’une réponse

• Coordination de la réponse administrative

   Identifier et mobiliser l’équipe projet, y compris au national ou en inter-académique

   Répartir les tâches administratives

   Contrôler l’avancement des contributions

   Superviser la relecture complète de la candidature et de la partie pilotage administratif de l’offre

   Garantir le respect des délais de soumission

   Analyser les raisons de succès ou d’échec après attribution ou rejet

• Déploiement et suivi de la mise en œuvre

   Suivre la qualité et la conformité des actions au cahier des charges

   Optimiser les processus et outils internes (Nuage)

   Accompagner la mise en place des conventions de formation et des process

   Analyser les retours d’expérience

   S’assurer de la bonne communication et de la transmission d’informations aux co-traitants

   Être l’interlocuteur du client pour les demandes de clarification

   S’assurer de la communication des actions avec le pôle valorisation de l’offre de l’IFPRA

• Reporting et contrôle

   S’assurer de la bonne mise en place des tableaux de suivi d’activité et de l’alimentation des différents SI (systèmes d’informations, KAIROS, SAFIR, Plateforme des OPCO…)

   Accompagner la construction des bilans administratifs et financiers du pôle

  Assurer un reporting régulier auprès de la direction de l’IFPRA et de la DRFPIC en charge de la FTLV

Relations hiérarchiques :

Le responsable du pôle sera sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’IFPRA. Le responsable du pôle sera en relation avec le responsable du pôle FTLV (DRFPIC), les GRETA ainsi que les autres pôles