Responsable du secrétariat Service « Justice et Affaires intérieures » - RPUE Bruxelles

Le responsable du secrétariat sera chargé :
- de l’encadrement et la coordination de l’équipe d’assistants. A ce titre, il veillera à une répartition équitable des tâches et à une gestion optimale des priorités.
- de la coordination des activités administratives. En lien avec les deux autres assistants,
• il s’assurera de la gestion quotidienne de l’agenda du chef de service et des conseillers, du filtrage téléphonique et de la transmission des informations, de l’archivage électronique des documents dans le groupe JAI,
• il s’assurera de la transmission de documents, de courriers et de notes entre les administrations françaises, les institutions européennes et la Représentation permanente,
• il s’assurera de l’organisation logistique des déplacements du chef de service et des conseillers à Paris ou dans le pays de la présidence ;
• il s’assurera de la participation de la délégation française aux réunions ministérielles (Conseil JAI) à Bruxelles (mars et décembre) et à Luxembourg (juin et octobre), Conseils auxquels il participera, et de la participation à une réunion ministérielle informelle dans le pays de la présidence du Conseil de l’Union européenne,
- de l’élaboration du programme des déplacements des ministres de la Justice et de l’Intérieur en relation avec le conseiller diplomatique de chaque ministère, de la coordination du déplacement avec les cabinets ministériels compétents et le secrétariat général de la Représentation permanente ;
- de l’organisation, en lien avec les conseillers, de déplacements d’autorités accompagnées par le chef de service ou son adjoint ;
- de la préparation des dossiers papiers pour le chef de service et l’Ambassadeur ;
- de la gestion du portail des délégués pour l’ensemble du service ;
Au titre du suivi des ressources humaines du service, le responsable du secrétariat veillera à la préparation et installation des nouveaux arrivants dans le service et des stagiaires.
Le responsable du secrétariat sera enfin chargé de la gestion administrative et budgétaire du pôle Justice et affaires intérieures. A ce titre, il aura pour missions la préparation du budget, la planification et le suivi budgétaire annuel, la préparation des dossiers de demande de remboursement de frais de mission et de représentation, la transmission des factures à la régie.
Votre environnement professionnel :

· Activités du service

Au sein de la Représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne (environ 200 agents), le service de la justice et des affaires intérieures (JAI) est chargé de défendre les positions françaises dans les organes du Conseil pour tout ce qui concerne le domaine « JAI », à savoir :
- la sécurité, la lutte contre le terrorisme, la coopération policière ;
- la politique migratoire, l’asile, les frontières extérieures et intérieures, les visas, l’éloignement
- la justice civile et pénale.