Secrétaire administratif et immobilier (F/H) - DNUM

· Maintenir à niveau la qualité du service apporté par le secrétariat (respect des routines de vérification/recueil/transmission d’information, suivi des notes et courriers, mise en place des réunions et rendez-vous, commandes, continuité du service…) ;

· Proposer et mettre en place des améliorations en prenant en compte les bonnes pratiques et les besoins de la direction et des départements/bureaux de la DNUM (organisation et partage de l’information, utilisation de modèles et procédures-type…) ;

· Organiser l’activité de l'état-major (planning, congés, documents administratifs, commande de billets de train ou d’avion, voiture de location, réservation d’hôtel, suivi des frais de déplacements …) ;

· Participer aux actions de communication et d’accompagnement de la DNUM dans le cadre de la conduite du changement : animation et consolidation de la rédaction des supports de communication, organisation d’évènements internes/externes ;

· Participer aux activités classiques d’un secrétariat de direction :

- Coordonner la logistique des locaux (préparation, réservation des salles pour les réunions/formations, conférences…) ;

- Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, enregistrement dans MESSAGER/DANAE, tri, classement, rédaction, mise sous pli) ;

- Traiter l’information (rédaction des documents en respect des outils informatiques en vigueur, enregistrement, classement, archivage, reprographie, numérisation, recherche, diffusion… ;

- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (inventaire, préparation de commandes…) ;

- Participer à d’autres tâches afférentes à l’activité de l’état-major et à l’assistance administrative et logistique aux autres agents.

Cette liste est non-exhaustive.