Secrétaire administratif (H/F) - Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - UT2J
Référence : 2026-2427736
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1870 à 1910 € bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Assistance technique et logistique pour les élections
- Logistique et administration
- Gérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels, fournitures et prestations (enregistrements, restauration, etc.).
- Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.
- Réceptionner les candidatures, tenir les bureaux de vote et organiser les opérations de dépouillement.
- Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.
- Participer à l'alimentation et à la mise à jour des bases de données électorales (ENT, tableaux, présentations).
- Participer à l'archivage de la documentation électorale.
- Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.
- Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.
- Aspects financiers
- Gérer et suivre les commandes de matériel, fournitures et prestations.
Mission 2 : Tâches administratives liées à l'activité du pôle
- Organisation des instances (environ 20 séances de conseils centraux par an)
- Apporter un soutien administratif aux séances : mise en forme des documents d'appui, des supports de présentation et du recueil des délibérations.
- Préparer les réunions : identification des procurations, des modalités de vote particulières et des contraintes.
- Mettre en place les espaces, gérer les émargements et les procurations, et dénombrer les votes.
- Accueillir les membres, invités/es et rapporteurs/es, et assister aux séances.
- Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.
- Soutien à la responsable du pôle
- Assurer le secrétariat des sections disciplinaires (rédaction des PV d'audition).
- Assurer le secrétariat des réunions.
- Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.
Vous participerez au strict respect des délais réglementaires (publication des actes, des listes électorales, des candidatures, etc.).
Profil recherché
Savoirs
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
Savoir-faire
- Capacité à vous adapter aux pics d'activité.
- Maîtrise des délais.
- Aisance à dialoguer, qualité rédactionnelle et goût du travail en équipe.
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité et confidentialité.
- Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
- Réactivité.
Diplôme, expérience : CAP/BEP minimum. Les candidatures de débutants/es motivés/es sont les bienvenues.
Poste de catégorie C ouvert uniquement aux agents contractuels.
CDD à temps plein de 8 mois à compter du 08/11/2026.
En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :
- jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
- de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
- de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d’accueil
- de la petite enfance (crèche);
- de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l’université à des tarifs préférentiels ;
- de la protection sociale complémentaire ;
- des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
de la restauration collective subventionnée sur le campus.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.
Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
La DAJI sécurise juridiquement l'activité de l'université et assure son organisation institutionnelle. Elle réunit deux pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.
Le pôle Affaires institutionnelles, où vous serez affecté/e, fait fonctionner l'institution au quotidien :
- travaux réglementaires et statutaires ;
- organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ;
- installation des conseils et suivi des mandats ;
- organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.
Le pôle conseille et assiste la gouvernance, les composantes et les services. Vous rejoindrez une équipe de 8 personnes
À propos de l'offre
-
Contraintes horaires liées au calendrier de gestion des élections et de la mise en place des instances.
-
Vacant à partir du 02/11/2026
-
Assistante / Assistant juridique
