Secrétaire de département
Référence : 2026-2258837
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg
INSA STRASBOURG - Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’intéressé·e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de
départements dans le cadre d’une suppléance d’au moins 4 mois, renouvelable sous condition.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative d’un département de formation
- Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
- Gérer les conventions et l’organisation des Projets de Fin d’Etudes (PFE) des étudiants
ingénieurs de 5ème année
- Gérer les emplois du temps de formation d’ingénieur dans l’outil informatique dédié (ADE)
- Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d’étudiants ingénieurs, notamment redoublants
leur année
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage,
états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d’information, etc.)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Classer, archiver
Profil recherché
Connaissance, savoir :
• Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et les cursus d’études : connaissance du rôle
des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la
structuration des enseignements, des calendriers
Savoir-faire :
• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, …). Une maitrise d’ADE et des outils de
scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
• Disposer de bonnes qualités d’expression écrites et orales.
• Comprendre la demande de l’interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
• Travailler en équipe
• Respecter les délais
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Savoir communiquer
• Maitriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
Savoir-être :
• Capacité relationnelles
• Capacité d’adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur/fiabilité
• Autonomie
• Sens de l’initiative
• Travailler en équipe
Localisation
Qui sommes-nous ?
L'Institut National de Sciences Appliquées (INSA) de Strasbourg est un établissement public à caractère
scientifique, culturel et professionnel. Il accueille 2 000 étudiants ingénieurs et architectes dans ses locaux
situés sur le campus de l’Esplanade, à proximité du centre-ville.
Il emploie 270 agents titulaires et contractuels.
Ses missions sont :
• la formation initiale des ingénieurs et architectes, la recherche scientifique et technologique, la formation
continue des ingénieurs et techniciens, la diffusion de la culture scientifique et technique.
L’INSA Strasbourg propose :
• 7 spécialités d’ingénieur : génie civil, topographie, génie électrique, génie mécanique, plasturgie,
mécatronique, génie électrique et énergétique
• 6 formations par apprentissage (FIP-FISA)
• 1 formation d’architecte
L’INSA Strasbourg a accédé aux responsabilités et compétences élargies le 1er janvier 2013.
L’INSA s’est doté d’un dispositif de lutte contre les risques psycho-sociaux (RPS) qui permet de travailler
sur 3 axes : prévenir les risques, les déceler, agir sur ces risques pour les traiter.
L’INSA Strasbourg s’est également doté d’un dispositif destiné à prendre en charge les violences sexistes,
sexuelles, homophobes ou transphobes, à destination des personnels et des apprenants.
Enfin, l’INSA Strasbourg a mis en place un plan d’égalité professionnelle matérialisant sa volonté de
progresser résolument vers l’égalité réelle entre les femmes et les hommes.
Descriptif du service
L’implantation du poste, au sein du pôle Formation, chargé de l’organisation de la scolarité des étudiants
et regroupant le secrétariat de la direction de la formation, le service scolarité et le secrétariat des
départements, nécessitera de la part de l’intéressé·e des qualités de polyvalence.
Il ou elle pourra être amené·e à apporter sa contribution au bon fonctionnement du pôle par une aide à
des tâches administratives ne relevant pas directement du champ de ses activités principales, si la charge
de travail du pôle l’exige.
À propos de l'offre
-
Encadrement : non
Conduite de projet : non
Déplacements : non
Rémunération : par référence à la grille des adjoints techniques de recherche et de formation -
Vacant à partir du 18/05/2026
-
Gestionnaire de scolarité
